Надлежна проверка е основно интензивно разследване, което предхожда значителна сделка или решение. Например, дължимата грижа обикновено се случва, когато сте сериозно заинтересовани от покупката на бизнес или трябва да развиете търговска презентация за основен договор за аутсорсинг. Въпреки че процесът може да отнеме много време и често трябва да се извършва зад кулисите, информацията, която събирате и очертавате в доклада за надлежна проверка, е от решаващо значение за вземането на добро решение или създаването на ефективно представяне.
Структура и фокус
Както и при повечето други официални доклади, докладът за надлежна проверка включва цел, обобщение, ключови констатации, раздел препоръки и едно или повече приложения. Това, което отличава доклада от дължимата грижа от другите обаче, е неговата цел, фокус и степен на информация. След като приключите активната фаза на провеждане на надлежна проверка - проучване на факти, събиране на необработени данни и извършване на лични наблюдения - генерирането на доклади организира данните по начин, който ви позволява да оцените съществуващата ситуация, да идентифицирате рискове и да разкриете проблеми, които осигуряват влияние възможности.
Формат и глас
Повечето хора използват доклад за надлежна проверка като скрит справочен материал по време на преговорите по договора или цената или като източник на информация за създаването на представяне на оферти. Независимо от целта, голяма част от това, което включвате в доклада за надлежна проверка, е поверителна информация, така че в допълнение към писането за целевата аудитория и съсредоточаването върху целите, се включва само най-подходящата или съществена информация. Използвайте официален глас и представете факти, използвайки обективно, безпристрастно писане и отделна информация за отчет в отделни раздели, използвайки букви или цифри.
Цели и резюме
Обяснете причините за извършване на надлежна проверка в раздела за целите. Въпреки че резюмето идва точно след целите на доклада - и преди тялото - напишете последното резюме. Причината е, че читателите - най-често ръководителите на фирми - които се интересуват от този раздел, не могат да отделят време да прочетат пълния доклад. Трябва да структурирате резюмето, така че да се чете като миниатюрен доклад, но в същото време да запазите дължината му пропорционална на останалата част от доклада.
Ключови констатации и препоръки
Майкъл Сиско, писател и независим ИТ консултант, казва в статия на уебсайта на TechRepublic, че ключовите констатации трябва да се съсредоточат върху елементи, които засягат цената или текущите операции на компанията. Например, ако пишете доклад за надлежна проверка, който да използвате за представяне на договор за възлагане на външни изпълнители, включете въпроси, които поддържат цената и позицията ви, като например разбивки на оперативни процеси, които подчертават проблемите с производителността и ефективността. В допълнение, включете съотношенията на разходите, които разкриват колко компанията понастоящем изразходва, за да обслужват вътрешни услуги, както и да идентифицират рискове като необходимостта да инвестират още повече пари за надграждане или замяна на старо или остаряло оборудване. Подчертайте възможностите за използване на кредити в секцията препоръки. Включете разходите за изпълнение, осигурете съотношение на възвръщаемост на инвестициите и дайте времева рамка за реализиране на спестявания или ползи за всяка възможност.
