Повечето хора, които работят, се бомбардират ежедневно от безкрайни имейли. Много от тези имейли бързо се сканират и изтриват, ако изобщо се отворят. Когато изпращате бизнес имейл до колега, служител или клиент, не искате той да се озове в купчината за изхвърляне. Запознаването с бизнес имейл формата може да направи разликата между четенето на електронната ви поща и изхвърлянето му във виртуалния кош.
Какво представлява форматът за бизнес имейли?
Форматът за бизнес имейл е добра практика за изпращане на всякакъв вид кореспонденция от името на вашата компания. Тя осигурява формална структура, която ви помага да предадете вашето съобщение и да получите отговор.
Елементите на фирмения имейл включват:
- Подробна линия на темата. Използвайте тема, която насърчава читателя да отвори електронната ви поща. Колкото по-конкретни сте, толкова по-добре. Включете няколко думи за това, за което се отнася имейла - Среща следващата седмица за обсъждане на предложението - По-скоро вместо неясна дума Здравейте, Да бъдеш конкретен помага да предотвратиш получаването на имейл от спам филтър, като никога не го правиш на получателя.
- Професионален поздрав. Начинът, по който поздравявате човека, зависи от предишните ви отношения, ако имате такава. Ако се обръщате към някой нов или който е на по-висша позиция, е подходящо да използвате по-официално поздрав Уважаеми г-н Джоунс, Ако сте работили с този човек преди и имате по-непринудена връзка, е добре да използвате името му, като Здравей, Ким. Уверете се, че името на лицето е написано правилно и имейл адресът е правилен.
- Кратко съобщение. Тялото на бизнес имейла трябва да бъде директно и до точката. Човекът, който я чете, не винаги има много време, така че не го прави твърде дълъг и подробен. Използвайте кратки изречения и параграфи и включвайте само уместна информация. Например едно или две изречения за това защо искате да се срещнете и предложените времена. Това също улеснява хората да четат съобщението на своите телефони, което е мястото, където е вероятно да отворят имейли. Не забравяйте да използвате основното имейл форматиране, дори ако се изкушавате да използвате много цветове или емотикони.
- Подпис. Когато изпращате бизнес имейл, винаги е добра идея да приключите с подпис на имейл. Включете вашето име, длъжност, фирмена информация и информация за контакт. Тя може да включва и връзки към социалните медии или уебсайта, което прави удобен за получателя достъп до тях. Просто не включвайте толкова много информация, че изглежда объркана. Вашият подпис може да бъде предварително програмиран в настройките за електронна поща, така че той автоматично да се включва в имейлите, които изпращате.
Защо трябва да знаете формата за бизнес имейл
Бизнес имейл по същество е като всяко друго бизнес писмо, но изпратен по електронен път. И, както всяко бизнес писмо, не забравяйте да използвате правилния формат, така че да се намирате като професионален, колкото е възможно. Не искате да изпращате имейл, който е твърде небрежен или безличен, особено за важни бизнес грижи.
Форматът за бизнес имейл осигурява лесна структура, която може да се адаптира към всяка бизнес поща. Той е предназначен да каже на получателите какво точно е съобщението и да ги насърчи да отворят имейла и да го прочетат. Форматът за бизнес имейл също ви позволява да бъдете официални или случайни, в зависимост от получателя. Винаги оставайте професионални и приятелски в имейла си. Пишете по начин, който насърчава получателя да прочете съобщението ви и да отговори на искането ви.
Вие представяте бизнеса си с всеки изпратен от вас имейл. Изучаването на фирмения имейл формат може да ви помогне да направите добро впечатление както на тези, с които работите, така и на тези, с които искате да работите.
Пример за формат за бизнес имейл
Точният начин, по който форматирате електронната си поща, зависи от Вашата личност, за какво се отнася и кого го изпращате. Следвайте този основен бизнес имейл формат:
Предмет: Преглед на Плана за летен маркетинг
Здравей, Сам,
Приложено е лятният маркетингов план, който съм събрал. Бих се радвал, ако можете да го прегледате и да ме уведомите, ако имате някакви предложения.
Ще имаш ли време да прегледаш това с мен следващия вторник или сряда?
Благодаря ти,
женската на някои животни
заглавие, име на фирма и информация за контакт
Както винаги, не забравяйте да прегледате правописа и граматиката, преди да натиснете „Изпращане“.
