Днес фирмите са щастливи, че разполагат с много инструменти, за да улеснят ефективната комуникация. От приложения за съобщения до видеоразговори и онлайн платформи за сътрудничество на екипи, няма недостиг на начини за общуване с колеги, клиенти, партньори и бизнес партньори. Въпреки че съществуват няколко различни комуникационни системи, които бизнесът може да включи в ежедневните си процеси, качествата на ефективната комуникация все още се изискват независимо от платформата, която се използва.
Слушайте внимателно разговора
Слушането е ключов елемент, необходим за ефективна комуникация. В бизнеса е важно да практикуваме активно слушане, което означава да положите усилия да чуете и разберете какво ви казва някой. Ако колега ви говори за проблем с клиент, важно е да разберете подробностите, преди да влезете с решение.
Хората не обичат да разговарят с някой, който не отделя време, за да чуе какво имат да кажат. За да покажете на колегата си, че активно го публикувате, можете да повторите или да преформулирате части от разговора си, за да покажете разбирането си за ситуацията с клиента. Задаването на въпроси за изясняване на детайлите също е начин за активно слушане и цялостно разбиране на общата картина.
Запознайте се с аудиторията си
Промяната на посланието въз основа на аудиторията е критерий за ефективна комуникация. Това, което трябва да кажете на един човек, няма да е правилно за друг въз основа на тяхната роля в организацията и познанията им по темата. За да постигнете ефективно посланието си, трябва да промените езика, тона и носителя, така че да е правилно за вашата аудитория.
Например, начинът, по който говорите с изпълнителен директор във вашата организация, може да е различен от начина, по който говорите с партньор, дори ако съдържанието на съобщението ви е същото. Някои хора използват по-официален език с началниците, докато използват непринуден бизнес език с колеги. Културата на вашата компания също ще повлияе на начина, по който комуникирате с вътрешни и външни заинтересовани страни.
Бъдете кратки, пълни и правилни
Осигуряването на кратка и точна комуникация помага да се избегне повторение и разочарование. Премахвайки ненужните детайли от комуникацията, можете да намалите шансовете за неразбиране. В наши дни продължителността на вниманието на хората е кратка, така че предаването на съобщението ви за десет минути е по-ефективно, отколкото за 30 минути. Например, ако се срещате с клиент за възможността за продажба, покажете им, че уважавате тяхното време, като поддържате презентацията възможно най-кратка.
Въпреки че ефективната комуникация е кратка и кратка, тя също трябва да бъде пълна. Това означава, че съобщението трябва да включва всички уместни факти и трябва да бъде организирано логично, така че е лесно да се следват. Въз основа на това, с кого говорите, можете да поемете някои аспекти на техните познания, като същевременно предоставите подробности, които може да не знаят. Осигуряването на пълния смисъл на съобщението е ключът към ефективното общуване. Например, ако работите с нов бизнес партньор и обсъждате закупуването на доставки от тях, от съществено значение е да им предоставите всички спецификации на материалите, от които се нуждаете. Без да предоставя тази ценна информация, доставчикът може да не е в състояние да достави правилните части, които биха могли да причинят неудовлетвореност, закъснения и лоши взаимоотношения.
Осигуряването на фактите без да ги преувеличава е едно от качествата на добри комуникативни умения и избягва неяснотата и объркването. Ако работите с жалба, която клиент има при служител, например, трябва да получите обратна връзка от двете страни, за да разберете проблема.
Включете обратната връзка в съобщението
Ефективната комуникация включва даване и получаване на навременна обратна връзка. Отзивите ви помагат да се покаже и вие, и човекът, с когото комуникирате, дали съобщението е изпратено и получено точно. Ако отзивите са изцяло извън базата, това може да покаже, че не сте комуникирали ефективно или че получателят не е разбрал напълно смисъла ви.
В бизнес средата обратната връзка е критична, когато работите в екип. Например, ако сте на ръководна позиция, ще трябва да предоставите на своите служители конструктивна обратна връзка за тяхната ефективност, ролята и комуникационните им умения с клиентите. Обратната връзка включва и похвала, която може да повиши морала на компанията и да увеличи приятелството.
В допълнение към предоставянето на обратна връзка, ефективната комуникация изисква и нейното получаване. Конструктивната обратна връзка е полезна за подобряване на работата ви на работното място. Ако отговаряте за реч по време на среща в цялата компания, например, не забравяйте да попитате ключови членове на персонала си за обратна връзка след речта. Тяхната обратна връзка ще ви каже дали речта ви е била ефективна при предаването на вашето послание и ще ви покаже дали вашият персонал разбира основните моменти, които искате да общувате. Техните отзиви ще ви покажат и области, в които трябва да подобрите уменията си за общуване. Например, ако критиката беше, че речта е прекалено дълга, знаете, че за следващия път можете да работите върху това, че сте по-кратки в общуването.
Покажете уважението си чрез своя разговор
Уважението към хората, с които общувате, е важен критерий за ефективна комуникация. Хората са по-мотивирани да се ангажират с вас, ако проявите уважение към тях и техните идеи. Например, ако срещате перспектива за първи път, можете да проявите уважение, като се обърнете към тях, като използвате името им, което ги кара да се чувстват високо ценени. Отнемането на време да прочетете за техния бизнес и да се обърнете към тях в разговора ви дълъг път, за да покажете перспективата, която ги уважавате.
Ако говорите с бизнес партньор по телефона, покажете уважението си, като останете фокусирани върху разговора. Вместо да проверявате електронната си поща или да сърфирате в мрежата, докато говорите по телефона, да останете ангажирани с тях по време на телефонния разговор е доброто нещо, което трябва да направите.
Когато комуникирате по имейл с колеги, отделете още няколко минути, за да прочетете съобщението си, така че да няма грешки в правописни или правописни грешки. Показвате уважение, като отделите време да съставите внимателно посланието си.
Не забравяйте за невербалната комуникация
Думите, които използваме за комуникация, съставляват по-малко от 10% от съобщението, което предаваме. Това означава, че невербалните сигнали са от решаващо значение за ефективната комуникация. Тонът на гласа ви показва начина, по който се чувствате, когато общувате. Ако искате да бъдете приятелски настроени, например, бъдете сигурни, че вашият тон е приятелски настроен.
Жестовете на ръцете, вашата позиция и езикът на тялото ви помагат да предадете смисъла на думите ви. Пресичането на сигналите на ръцете ви, че сте защитни или затворени, докато осъществявате контакт с очите, показва, че търсите връзка.
Обърнете внимание на невербалните сигнали, които се предават от лицето, на което говорите. Тяхната поза, тонът и езикът на тялото ще ви покажат как се чувстват за това, което казвате, и могат да помогнат за начина, по който общувате с тях.
Изисквания за добра комуникационна система
Добрата комуникационна система изисква да изберете правилната комуникационна система за съответната работа. С толкова много опции, като телефон, съобщения, електронна поща и лично, трябва да изберете носителя, който най-добре отговаря на темата на разговора. Например, няма да пишете на шефа си да се оттегли от позицията си или да поиска повишение. Тези важни разговори трябва да се провеждат лично. По същия начин не ви е необходима лична среща за незначителни бизнес проблеми, които могат да бъдат съобщени по имейл, за да спестите време и ресурси.
