Когато управлявате проект или екип, в крайна сметка ще трябва да закупите продукти или услуги от външна компания. Фирмите имат протоколи, които подробно описват конкретни суми, които служителите могат да оторизират от името на компанията. Ако покупката, която искате да направите, е по-висока от определения праг, от надзорния орган се изисква да разреши покупката. В тези случаи предложението за покупка се използва, за да се оправдае необходимостта от покупка, особено когато разходите ще бъдат големи или засягат значителна част от бизнеса.
Създайте таблица за сравнение. Графиката трябва да посочва всеки доставчик на стоката или услугата, която търсите, и да съдържа съответните атрибути относно предлагането. Например, ако търсите доставчик за осигуряване на екипна дейност за персонала, категориите ще включват: Име на фирмата, местоположение, опции за дейност, опции по цена, включен персонал, предишни клиенти и референции / справки. Включете възможно най-много атрибути "на пръв поглед". Това ще направи данните лесно прегледани.
Направете вашите изследвания. Съставете списък от три до пет доставчици, които доставят стоката или услугата, която търсите. Включването на множество доставчици в предложението ви показва дължимата грижа и помага на мениджъра ви бързо да разбере причините ви. Получете писмена оферта от всеки доставчик и попълнете сравнителната таблица с техните данни. Планирайте съответно, тъй като някои доставчици изискват време за доставка на оферти. Получете ангажимент от вашия доставчик за контакт, когато ще получите писмената оферта. И накрая, попитайте продавача за препратки от фирми, с които са работили, които са подобни на вашите.
Обадете се на препратки към доставчика. Всички други атрибути, като цена и услуга, могат да се считат за равни, но не всички продавачи ще бъдат подходящи за вашата фирма. Един продавач може да има правилния продукт, но не може да го достави навреме надеждно. Доставчиците на услуги може да нямат опит с вашия тип фирма, но се справят много добре с други видове. Препратките ще ви помогнат да се предпазите от тези проблеми и да укрепите валидността на вашето предложение.
Вземи решение. Сравнете доставчиците въз основа на определените от вас атрибути, препратки и писмени оферти. Споделете вашите констатации с колега, чието мнение ценят и помолете за нейния принос. Останете обективни и изберете доставчика с най-голяма стойност за компанията.
Създайте бележка. Адресът на писмото до вземащия решение за покупката. Напишете кратко изявление за намерението си да закупите и ясно заявете защо е необходима покупката и какви ползи ще има за фирмата. Ако можете да изчислите възвръщаемостта на инвестицията, не забравяйте да включите тези подробности в бележката. Също така включвайте проведените изследвания, обосновка за решението си и свързаните с тях краткосрочни и дългосрочни разходи за покупката.
Предайте бележката на своя ръководител. Включете предложенията на продавача и сравнителната таблица като прикачени файлове. Планирайте среща с ръководителя си, за да обсъдите подробно покупката. Опитайте се да очаквате въпроси, които вашият ръководител ще има и ще дойде на срещата със силни, уверени отговори.
Съвети
-
Разделете текущите разходи и разходите за настройка на таблицата за сравнение.
