Повечето организации изискват от служителите си да знаят как да пишат определени типове доклади. Например, специалистите по осигуряване на качеството трябва да знаят как да пишат доклади за качеството. Отчет за качеството помага за оценката на настоящите системи за контрол на организацията, предназначени да гарантират качеството на продуктите, услугите и процесите. Добре организираните отчети за качеството могат да бъдат използвани от други специалисти, за да помогнат за подобряване на продуктите и процесите на организацията.
Използвайте бележките си. Преглеждайки процесите за осигуряване на качеството в рамките на дадена организация, трябва да правите подробни бележки за това какви са процесите, как се изпълняват от служителите и доколко са ефективни.
Използвайте прост език в отчета си за качество. Кратките изречения и простите фрази са идеалният начин да постигнете смисъл и да гарантирате, че всички професионалисти могат лесно да разберат съдържанието на вашия доклад.
Въведете резюмето за вашия отчет за качеството. Резюмето е обобщение на всички раздели на вашия доклад. Обобщете всеки раздел в около две до пет изречения. Целта е всеки, който прочете резюмето, да знае дали четенето на целия доклад ще си струва времето.
Добавете раздел за основна информация. Това трябва да включва отдел или процес, който е бил анализиран, хората, които са съдействали при анализа и целта на доклада за качеството.
Включете раздел за констатациите си. Когато анализирате отдел или процес, трябва да обърнете внимание на това как са завършени процесите, служителите, които участват, и колко ефективни са процесите за организацията. Всички тези подробности трябва да бъдат включени в този раздел. Данните или изчисленията могат да бъдат изброени отделно и приложени към доклада.
Завършете доклада си за качество с раздел за изводи. Този раздел ще предложи заключенията и препоръките ви за подобряване на наблюдаваните процеси. Дайте много подробности, когато предлагате предложения. Използвайте визуални детайли, където е уместно, като графики и графики. Колкото повече подробности и примери можете да дадете в този раздел, толкова по-полезен е вашият отчет за качеството.
