СОП, по-официално известни като стандартни оперативни процедури, са документирани практики, предназначени да осигурят последователност в бизнес практиките и операциите. Много хора мислят, че СОП са приложими само в лабораторни и производствени условия. Според Агенцията за опазване на околната среда, една от основните цели на СОП е да се запази, коригира и използва оборудването. Въпреки това, СОП могат да обхващат и повече аналитични процеси, което означава, че те могат да бъдат приложени в различни бизнес контексти.
Здравето и безопасността
Стандартните оперативни процедури поддържат здравето и безопасността на всички работници. Особено в производствените условия, в които се включва тежкото оборудване, СОП могат да помогнат да се гарантира, че служителите работят с оборудване за предотвратяване на наранявания. СОП могат да уредят редовни графици за почистване и поддръжка. Тези дейности са важни за безопасната експлоатация на машините, но лесно се забравят, когато служителите превключват смените и не съществуват писмени записи. СОП също така показват как безопасно да управлявате оборудването по време на редовна употреба. Документ от държавния университет на Айова предлага да се използват диаграми заедно с думи, за да се направят кристално ясните инструкции.
Съгласуваност на резултатите
В лабораторните условия Агенцията за опазване на околната среда предполага, че следването на правила, определени от регулаторните органи, не винаги е достатъчно. Работниците понякога правят леки промени в стандартната процедура въз основа на по-специфичните изисквания на конкретен експеримент. Когато тези промени не са документирани, експерименталните резултати могат да се различават между екипите, като се използват малко по-различни методи. Писането на стандартни оперативни процедури, специфични за бизнеса Ви, гарантира, че всички работят по един и същ начин, ограничавайки разходите за допълнителни опити, за да обяснят противоречивите резултати.
Нормативно и правно съответствие
Записването на стандартна операционна процедура с изискванията на регулаторния орган гарантира, че практиките във вашата организация се изравняват с очакванията на индустрията. Документираните процедури помагат и за оптимизиране на вътрешните и външните одити. Например, ако вашата компания поддържа сертификация по ISO, можете да помогнете на външни одитори, като предоставите писмени копия на вашите ISO-съвместими процедури. След това те могат да ви посъветват къде точно в процеса работят работниците. СОП също ви предпазват от съдебни дела - например, ако служител е пострадал по време на работа, след като не е спазил документираните добри практики. СОП в офисните настройки също могат да гарантират спазването на закона. Например, SOP за договаряне на бизнес сделки в чужбина може да попречи на ръководителите да влязат в незаконна територия за подкупи.
Повишена ефективност и производителност
Хората се нуждаят от последователност, за да бъдат най-продуктивни. Когато няма съмнение за формата на документа, дали оборудването трябва да се почиства и къде трябва да се съхраняват доставките, хората могат просто да си вършат работата, без да спират да задават въпроси. Стандартизирането на всичко е невъзможно и контрапродуктивно, тъй като служителите се нуждаят от известна гъвкавост при решаването на проблеми. Въпреки това, писането на СОП за редовни, полезни процедури може да повиши ефективността на работа. Например SOP за именуване на файлове може да намали времето, необходимо за намиране на документи и насърчаване на работата в екип между отделите.
