Дори ако екип изпълнява дейностите по проекта безпроблемно, съществува необходимост ръководителят на проекта да наблюдава напредъка на проекта по отношение на време, разходи, ресурси и ефективност. Вие постигате тази цел, като сравнявате състоянието на проекта с одобрения работен план и бюджет. Също така можете да сравните действителните параметри на планиране на проекта с тези, определени в плана на проекта. След това сравнявате проектните ангажименти, като финанси и други ресурси, с тези, посочени в плана на проекта. След това проверявате действителния напредък на проекта с течение на времето спрямо това, което се очаква и документира в плана на проекта.
Наблюдавайте бюджета на проекта
Бюджетът на даден проект може да бъде посочен като ресурси, като долари, ресурсни седмици, изразходвани часове или друга мярка. Вие сравнявате действителното използване на ресурсите на проекта с това, което се очаква в плана на проекта. Проследяването на бюджета е от съществено значение, тъй като преди началото на проекта ръководителят на проекта и заинтересованите страни се съгласяват да отделят конкретни ресурси за проекта. Следователно, ако разходите по проекта започнат да надвишават бюджета, това може да означава, че без адаптиране на обхвата на проекта или ресурсите, всички изисквания на проекта няма да бъдат постигнати.
Проследяване на обхвата на проекта
Обхватът на проекта се състои от изисквания за проекти, известни също като цели. Обхватът на мониторинга на проекта е от решаващо значение, тъй като оказва влияние върху всички други аспекти на проекта, включително разходите за проекта, графика и ресурсите. Например, ако имате прекалено много ресурси, предназначени за проекта, разходите ви ще бъдат твърде високи. Наблюдението на обхвата на проекта ще спре обхвата на пълзене, което е добавянето на нови изисквания след одобряването на плана на проекта. Обхватът на пълзене означава, че бюджетът, времето и ресурсите, разпределени за проекта, ще бъдат недостатъчни.
Гледайте графика на проекта
Ръководителят на проекта сравнява работния статус на проекта, докладван в графика на проекта, с планирания график, за да гарантира, че проектът напредва според очакванията. Графикът на проекта може да бъде представен като структура на разбивка на работата, която идентифицира дейностите, извършвани в съответствие с ежедневните доклади, признаването на етапите и материалите и друга обратна връзка, както и ресурсите, необходими за всяка фаза на проекта от жизнения цикъл на проекта. Използвайки графика, е възможно също така да се определи какви етапи са изпълнени и кои дейности могат да изискват допълнителни ресурси, ако те трябва да бъдат изпълнени навреме и в съответствие с бюджета.
Наблюдава ресурсите на проекта
Ресурсите на проекта включват хора, работни съоръжения, оборудване, софтуер и други инструменти за проекти. Ангажирането на ресурсите към даден проект не се отразява само в долари и центи, но и в алтернативни разходи по отношение на намалената наличност на ресурси за друг проект. Важно е да се следи напредъка на проекта отчасти чрез наличието на конкретни ресурси, когато е необходимо, тъй като липсата на налични ресурси ще се отрази на графика на проекта, неговия обхват и качеството на крайния продукт на проекта.
