Записите трябва да предават информация в сбит, целенасочен начин. Този не-глупост стил означава, че дори да изпотявате перспективата да пишете едно, трябва да откриете ясния и разумен формат, който да е добре дошъл облекчение от другите, по-трудоемки писмени проекти, които може да имате на бюрото си.
Напишете заглавие
Започнете вашата бележка, като напишете стандартно заглавие, което включва „До:“, „От:“, „Дата:“ и „Тема“ на отделни редове. Помислете за линията на публиката, като осъзнаете, че може да не желаете да разпространявате Вашата бележка до цялата компания, а само до няколко отдела. Функционалната позиция позволява на читателите бързо да сканират и да събират важна информация още от самото начало - от актуалност към темата.
Посочете целта си
Напишете кратък отвор, който ясно заявява, в най-простия възможен смисъл, вашата цел за писане. Инжектирайте малко личност, ако желаете, но запазете и това допълнение. Например, ако правите обявление, може да напишете: „След особено дълъг и изчерпателен преглед, аз съм удоволствие да обявя, че ABC Company нае XYZ Writers Group, която да ръководи нашите бъдещи маркетингови усилия.“
Разработване с прецизност
Посветете тялото на Вашата бележка - не повече от два или три параграфа - на изработването на Вашето начално изявление. Предвиждане на въпроси е важно; Вие не искате Вашата бележка да генерира повече въпроси, отколкото да дава отговори, но също така и меморандумът не е форум за изчерпателно разкриване на 360 градуса. Организирайте най-важната информация - какво трябва да знаят служителите и какво трябва да знаят - по йерархичен начин. И накрая, имайте предвид, че бележка рядко служи като „последна дума” по дадена тема; всъщност тя понякога задейства пълен набор от дейности. Така че посветете последния параграф на тялото на вашата бележка на „следващите стъпки” или „какво ще се случи след това”. Например, в този случай може да пожелаете да споделите, когато ще представите групата на писателите на вашите служители.
Затворете в стил
Затворете бележката си с оптимистична нота, осъзнавайки, че изпращате имплицитно послание за вашите служители да следват. Може да кажете, например: „Знам, че очаквате, както правя, да се заемем с тази вълнуваща глава в историята на нашата компания. Благодаря ви предварително за непрекъснатия ентусиазъм и всеотдайност."
Посочете към Приложения
Включете нотация в най-долната част на бележката си за съответните приложения, като например документи, които искате служителите да четат или нови процедури, които искате да следват. Просто напишете думата “Прикачен:” и накратко обобщете информацията. В този пример може да пожелаете да включите сборник от предишните маркетингови проекти на групата на писателите, така че вашите служители да могат да се запознаят със стила и постиженията на групата. Изрично посочете къде служителите могат да намерят тази информация. Например, независимо дали публикувате копие на Вашата бележка на бюлетин или го изпращате по електронната поща в цялата компания, уверете се, че служителите разбират как да получат достъп до прикачения файл.
Съвети
-
Прочетете бележката си на глас, докато внимателно коригирате и редактирате бележката, преди да я разпространите.
