Организациите не могат да приемат всяко предложение, което получават, и следователно трябва да пишат писма, за да информират бизнеса, че отказват техните предложения. Това често се обработва чрез имейл. Компанията, която отхвърля предложенията, създава писмо и го изпраща на съответните фирми. Всеки път, когато компания напише писмо за отказ, тя трябва да разгледа няколко ключови въпроса, включително да запази писмата дипломатически, искрени и кратки.
Използвайте линия за тема. Когато пишете имейл, има опция за попълване на тема в темата. Когато пишете писмо за отказ на предложение, използвайте линията за тема, за да информирате лицето за това, по което писмо се отнася. Не е необходимо да съдържа думите „Отказ от предложение“, но може да се посочи нещо като „В отговор на предложението ви“.
Поддържайте форматирането просто. Не използвайте измислени типове шрифтове или какъвто и да е вид специално форматиране. Използвайте стандартното форматиране, което повечето имейли имат, и запазете думите с левия ръб.
Адрес на имейла. Започнете имейла, като го изпратите до лицето за контакт, което е написало първоначалното предложение. Ако в предложението няма конкретно лице за контакт, адресирайте го до отдел „Човешки ресурси“ на компанията.
Посочете целта на имейла. Бъдете ясни, преки и дипломатични, когато започнете писмото. Информирайте читателя, че пишете това писмо, за да го съобщите, че вашата компания отказва предложението, което е подадено от него или неговата компания. Не забравяйте да включите името на фирмата и целта на първоначалното предложение.
Включете причина. Писмо за отказ трябва да бъде искрено и искрено. Поради това повечето фирми включват причина, която обяснява защо те отказват предложението. Причините за отказ на предложението са различни, но обикновено са свързани с разходите.
Предлагайте положителни пожелания на читателя.Информирайте читателя, че желаете него и бизнеса му в бъдеще и да го поканите да предложи предложения за бъдещи проекти, които вашата компания може да има.
Подпишете писмото. В края на имейла, подпишете буквата „Искрено“, последвана от вашето име и заглавие.
Съвети
-
Винаги проверявайте бизнес писмата преди да ги изпратите. Не казвайте негативни неща за компанията, а вместо това се опитайте да запазите писмото положително.
