Библиотеката е толкова добра, колкото системата за индексиране: без Дюи десетична, Библиотеката на Конгреса и някакъв каталог за обем, никой не може да намери правилната книга достатъчно бързо или надеждно, за да направи библиотеката полезна. Докато модерните обществени библиотеки не се превърнаха в норма през средата на 19-ти век, професионалните библиотекари запомниха местоположението на томовете в тяхната грижа. По-късно ръчните системи като картотечни каталози помогнаха на покровителите да потърсят местоположението на книгите, които искат. От 1990-те години повечето библиотеки са автоматизирали някои аспекти на своите операции. Въпреки разходите и усилията за инсталиране на тези системи, те са превъзходен модел, когато обмисляте недостатъците на по-ранните методи.
Уязвимост от човешка грешка
Всяка система, с която хората работят, е уязвима за грешки, направени от разсеян, уморен или некомпетентен член на екипа. Автоматизираните системи все още изискват човешко взаимодействие, но намаляват броя на решенията или операциите, които човек трябва да изпълнява. Независимо дали подавате заявка за резерва на покровителя или проследявате пристигането на нови книги, всяка стъпка, обработвана от компютър, прави цялата система по-ефективна, защото е по-малко податлива на грешки.
Разходите се добавят във времето
Инсталирането на автоматизирана система може да струва от 20 000 до 50 000 долара за библиотека само за оборудването. Въпреки тези първоначални разходи, автоматизацията спестява пари във времето. Тези спестявания са в две форми. Много операции, след като са били експлоатирани, продължават без участието на служител - например, генериране на доклади за междубиблиотечни искания за заем или изпращане на електронни просрочени известия. Операциите, които все още се нуждаят от човешко същество - като обработка на върнати книги - се случват по-бързо с подкрепата на автоматизацията. И в двата случая библиотеката може или да намали персонала, за да намали бюджета си, или да приложи спестените средства към по-ориентирани към клиента задачи и програми.
Търсенето отнема по-дълго и е по-малко ефективно
Търсенето на конкретна книга в картовия каталог - най-емблематичната ръчна библиотечна система - означава преминаване от един индекс към друг, когато промените търсенето от автор на заглавие. С автоматизирана система можете да извършвате всякакъв вид търсене, което искате, от едно и също място с няколко кликвания. Това спестява време на клиентите в сравнение със стария начин и се нуждае от по-малко помощ от служителите в библиотеката. Тъй като всички индекси са виртуални, а не физически, автоматизираната система може да има повече категории за търсене, без да добавя друга мебел. Патроните могат да търсят по-голямо разнообразие от ключови думи и понятия, отколкото с картовия каталог. Автоматизирани каталози също могат да бъдат пуснати онлайн, като позволяват на покровителя да потвърди, че книгата е достъпна от дома, вместо да идва в библиотеката и да бъде разочарована.
Отляво зад информационната магистрала
Библиотеките и информацията стават бързо цифровизирани. Всяка библиотека, която все още използва ръчна операционна система, не може да се свърже с цифрови ресурси. Това прави споделянето на информация и публикации много по-трудно и отнема много време, отколкото при автоматизирана система. С напредването на 21-ви век и повече ресурси стават напълно цифрови, патроните на ръчните библиотеки няма да имат достъп до нарастващ процент информация.
Ограничаване на бъдещето
Електронните книги, подкасти, блогове и видеоуроци са част от начина, по който съвременният свят комуникира сумата от човешки знания. Библиотеките с ръчни системи имат ограничен достъп до този нарастващ обем работа. За разлика от това, всяка качествена автоматизирана система по подразбиране ще предостави отдалечен и на място достъп до повечето от тези ресурси.
