Екипът от недвижими имоти проследява приходите и разходите, свързани с недвижимите имоти. Създаването на регистър на недвижимите имоти не е твърде различно от създаването на друг вид бизнес книга. Първата стъпка, независимо от вида на водещата книга, която създавате, е да решите дали да го направите ръчно или с компютъризиран софтуер. И двата имат предимства и недостатъци.
Докато воденето на ръчна книга може да изглежда остаряла в компютърната възраст, за малък бизнес или отделен агент може да има смисъл. Най-голямото предимство на хартиената книга е, че можете да видите всичко с един поглед, няма превъртане и няма да разберете как да поставите страниците заедно, след като бъдат отпечатани. Други предимства са възможността да го носите със себе си навсякъде, възможността да я отворите по всяко време и да погледнете записите си и да не се тревожите за сривове на компютъра, които унищожават данните ви.
Недостатъците на хартиените книги са, че трябва ръчно да се добавя и изважда, което лесно може да доведе до грешки. Те също така могат да отнемат повече време, ако имате големи количества данни за въвеждане. Освен това няма лесен начин за споделяне на информацията с други хора. Не можете бързо да изпращате или изпращате хартиена книга.
Предимствата на софтуера са автоматичните изчисления, бързото и лесно въвеждане, възможността за бърз обмен на информация с вашия счетоводител или други, както и фактът, че има няколко програми, създадени специално за недвижими имоти. Също така, често можете да получите мигновена онлайн поддръжка, ако имате въпроси за това къде и как трябва да се въвеждат елементите.
Недостатъците на софтуера са, че трябва непрекъснато да създавате резервно копие в случай на проблеми с компютъра, а книгата ви не е толкова преносима, ако не притежавате лаптоп и често е по-лесно да поставяте цифри в неправилни колони, отколкото в хартия регистър, където можете да видите цялата страница.
След като сте решили кой метод е подходящ за вас, е време да вземете решение за категориите във вашата книга.
Тази стъпка е еднаква за хартиен и софтуерно-базирани счетоводни книги, но ако закупите софтуер като ускорител на агенти за недвижими имоти, много от категориите вече ще са налице за вас. Ако случаят е такъв, създайте списък с категории по някакъв начин и добавете всички, които софтуерът не е добавил за вас.
Ако създавате категории от нулата, вземете лист хартия и направете две колони, една за разходи и една за приходи. Можете да бъдете толкова подробни, колкото искате, но избягвайте да бъдете прекалено общи. Вие ще искате да разделите някои потоци от доходи за данъчни цели, като например комисиони и бонуси.
За колонката с приходите помислете за всички видове приходи, които очаквате да получите, и ги избройте. Бъдете сигурни и включете и "разни" или "други" категории, тъй като винаги има неочаквани неща, които просто не се вписват никъде другаде.
Направете същото и за разходната част. Помислете за различните видове разходи, които поемате, и ги избройте. Те могат да бъдат комбинирани или разделени, както ви е удобно, но ще искате да съхранявате различни елементи, които влияят върху данъците ви, в собствените им колони. Например, можете да имате обява за офис консумативи и списък за почистващи материали, или можете да ги комбинирате в една категория, тъй като и двете се приспадат по същия начин от данъците ви (като разходи за поддръжка). Посъветвайте се с вашия данъчен счетоводител за съвет, но някои неща, които би трябвало да запазите отделно, са пътни разходи и големи покупки, като например превозни средства, тъй като тези разходи се приспадат по различен начин.
Последната стъпка е просто да попълните върховете на колоните с категориите, които сте създали и да започнете да въвеждате записи под всяка колона, когато те се появят.
Ако използвате хартиена книга, често е най-лесно да посветите половината от книгата на разходите, а другата половина на приходите. Ясното разделение между двете ще ви помогне да избегнете грешки при влизане.
Ако използвате програма за електронни таблици, можете да помислите за създаване на два отделни файла, един за приходи и един за разходи, за да избегнете объркване. Някои програми автоматично задават тези две категории за вас, което също помага да се избегнат грешки.
