Подобно на много области съвременния живот, компютрите са променили начина, по който се извършва счетоводството, както за личните финанси, така и за малките и големите предприятия. Вместо да се правят безкрайни редове от ръчно въвеждане и извършване на изчисления на ръка, компютрите са направили голяма част от счетоводния процес автоматично, след като са въведени основните данни. Но компютъризираното счетоводство не е без неблагоприятно положение, а преди и при използването на компютъризирано счетоводство трябва да се вземат предвид и плюсовете и минусите.
Повишена производителност
Компютрите са известни с ефективността си, а счетоводството не е изключение от това правило. Използването на компютъризирано отчитане елиминира дублиращите се записи, ръчно написани книги и бележки и ръчни изчисления, спестявайки време на персонала и позволявайки на същия персонал да обработва по-голям брой транзакции и отчети.
Автоматизирано генериране на отчети
Вместо да бъдат принудени да създават стандартни финансови отчети на ръка всеки път, когато са им необходими, компютъризираното счетоводство осигурява почти мигновено създаване на стандартни отчети, като салда по сметки, пробни баланси, главни книги, отчети за печалби и загуби и други типични изисквания за отчетност.
Подобрена точност
Тъй като за точното отчитане са необходими толкова много изчисления, компютрите са идеалното решение за човешка грешка. Въпреки че все още могат да бъдат допуснати грешки при въвеждането на данни, изчисленията на компютъра ще увеличат точността и надеждността на отчетите на компанията.
Гъвкавост и навременност
Компютъризираното отчитане се отличава с манипулирането на данни и осигурява гъвкавост при отчитането и анализа на данните, които ръчното счетоводство не може да се съпостави. Нещо повече, докато данните се въвеждат своевременно, актуализираните отчети могат да се генерират незабавно, като се включи последната информация на компанията.
Лесна защита на данните
В случай, че данните са повредени или отчетите са повредени или загубени, компютъризираното отчитане осигурява незабавно възстановяване от архивиране, като гарантира, че критичната информация не се губи. Цифрови архиви могат да бъдат поддържани на място или извън него за допълнителна защита на жизненоважна информация.
Удовлетвореност на персонала
Чрез елиминирането на голяма част от рутинната работа, свързана с ръчното счетоводство, компютъризираното счетоводство позволява на персонала да се съсредоточи върху по-широкообхватни задачи и минимизира времето, прекарано в скучни, повтарящи се задачи като ръчни изчисления. В резултат на това служителите могат да очакват по-голямо удовлетворение от работата.
Начална цена
Въпреки многото предимства, един недостатък на компютъризираното отчитане е първоначалната цена за създаване на системата. Докато цената на компютрите спадна драстично година след година, счетоводният софтуер остава скъп и може да струва хиляди долари.
Обучение на персонала
Компютъризираните счетоводни системи също изискват специално обучение за персонала, което води до допълнителни разходи за обучение за бизнеса и удължаване на времето, необходимо за разгръщане на системата, преди то да бъде използвано.
надеждност
Компютъризираните счетоводни системи по своята същност са уязвими към въпроси като компютърни вируси, прекъсвания на захранването и хардуерни повреди, които могат да повлияят на надеждността и наличността на системата. Коригирането на компютърните проблеми ще доведе до загуба на време и производителност.
Въпроси за разполагане
Значителни трудности за бизнеса могат да възникнат в резултат на неспособност за правилно създаване на счетоводен софтуер или при избора на грешен софтуерен пакет, който да отговори на нуждите на бизнеса.Може да се стигне до неадекватно или неточно докладване, което изисква загуба на време за коригиране на проблема или разгръщане на ново софтуерно решение.
