Организациите с нестопанска цел са под надзора на различни заинтересовани страни, защото разчитат на благотворителни дарения или защото са освободени от данъци. За да се гарантира, че вашите практики за закупуване преминават през преглед от медиите, донорите, Службата за вътрешни приходи или други заинтересовани страни, е важно да се създадат политики за възлагане на обществени поръчки, които да избягват всякакви потенциални конфликти на интереси или липса на прозрачност.
Няколко оферти
Някои неправителствени организации изискват покупките над определено ниво на долара да се поставят за оферта, като организацията получава множество оферти за различни доставчици. Това помага да се намали вероятността агентът по продажбите, ръководителят на отдела или изпълнителният директор да възнагради договор с приятел, член на семейството или бизнес партньор, който предлага лично възнаграждение или пълен подкуп. Това също не позволява на дългогодишен доставчик да повишава лихвите или да намалява услугите всяка година, защото знае, че няма конкуренция.
Ниска цена срещу най-добрата оферта
Вашата политика за възлагане на обществени поръчки може да изисква от организацията ви да вземе най-ниската оферта за проекти, услуги или стоки или да ви позволи да вземете най-доброто предложение. Най-добрата оферта може да не е най-евтината, но може да осигури по-добра стойност за организацията. Например, една спортна фирма може да предложи да провежда 10-километровата надпревара за благотворителност за по-ниска такса от друга фирма, но кандидатът с по-високи цени може да има повече опит да управлява пътни състезания и да има повече контакти, които да купуват спонсорства. В някои случаи една нестопанска организация може да позволи на договор да отиде в бизнес, различен от най-ниския, доколкото договорът е в рамките на определен процент от най-ниската оферта, а агентът по продажбите, ръководителят на отдела или ръководството може да покаже причините защо най-ниската оферта не е най-добрата оферта.
Заявки за предложения
Като част от вашата политика за възлагане на поръчки, създайте и издайте заявка за предложения за проекти, услуги или стоки, по-големи от определена сума в долари. RFP е стандартна процедура, която фирмите използват, която съобщава на потенциалните кандидати същите обективни изисквания за договор. RFP помагат на нестопанските организации да правят сравнения на оферти с ябълки.
Конфликт на интереси
За да предотвратите фаворизирането или появата на фаворизиране, попитайте членовете на борда и управленския персонал дали имат приятели, членове на семейството или бизнес партньори, които продават стоки или услуги, които купувате. Много нестопански организации имат политики, които забраняват на организацията да осъществява сделки с компании, които имат близки връзки с основните заинтересовани страни. Преди да одобрите големи договори, споделете имената на потенциалните бизнес партньори с ключовите си заинтересовани страни, за да определите дали някой от тях има конфликт.
прозрачност
Тъй като нестопанските организации не са в конкуренция с други компании за печалби, те са по-свободни да разкриват бизнес информация на обществеността. Направете вашата политика за обществени поръчки лесно достъпна за обществеността на уебсайта си. Включете информация за големи покупки в доклада на касиера, даден на борда на директорите на заседанията на борда.
устойчивост
Може да искате да дадете предпочитание на фирми, които използват „зелени” бизнес практики. Това може да включва компании, които са заявили публично и доказуеми инициативи за намаляване на потреблението на енергия и вода, рециклиране, използване на органични и нетоксични материали или намаляване на опаковките.
