Важна цел на всяка система за вътрешен контрол е запазването на активите. Тъй като процесите на заплатите засягат както човешките, така и финансовите ресурси, проблемите или слабостите в вътрешния контрол на работната заплата могат да бъдат скъпи. Признавайки рисковете, присъщи на процеса на изчисляване на заплатите, разбирането на техните потенциални въздействия и знанието как да се справят с тях може да доведе до значителна превенция на загубите във времето.
Рискове
Рисковете в процеса на изчисляване на заплатите включват проблеми с финансовата отчетност, като например подценяване на задълженията, свързани със заплатите и доходите на заетите лица, или погрешна класификация на разходите за труд между разходите за продадени стоки (COGS) и разходите за продажба, общите и административните (SG&A). Оперативната ефективност може да бъде компрометирана чрез заплащане на фантомни или прекратени служители (обикновено в резултат на тайни споразумения) и чрез използване на неправилни заплати и заплати. Спазването на нормативната уредба е компрометирано чрез нарушаване на федералните и щатските закони за заплати и часове или нарушаване на правилата за вътрешните приходи (IRS), свързани със служителите срещу независимите изпълнители.
въздействие
Потенциалното финансово, репутационно и правно въздействие на проблемите с възнагражденията варира в широки граници в зависимост от тяхното време, размер и характер. Разбирането на въздействието, което едно събитие би могло да има, е важно, за да се знае как да се работи по подходящ начин. Предприятията трябва да вземат предвид следното: Грешките във финансовото отчитане могат да увеличат таксите за външен одит. Неправилните финансови данни могат да доведат до лоши управленски решения и могат да повлияят негативно на инвеститорите и другите заинтересовани страни, като кредиторите. Плащанията на фантомни служители и неправилните заплати могат да окажат отрицателно въздействие върху ликвидността и да увеличат данъчните тежести. Нарушенията на законите за заплати и часове или регламентите на IRS могат да доведат до значителни глоби, съдебни такси, по-висок процент на текучество на служителите и загуба на репутация.
смекчаване
Можете да намалите вероятността или въздействието на проблема с работната заплата, ако прилагате силен контрол върху заплатите. Въпреки това ползата от прилагането на контрол върху заплатите не трябва да надвишава разходите. Редовното и своевременно равнение на разплащателните ведомости и данните в главната книга и данните на преработвателите на трети страни, предаването на файлове и други записи могат да предотвратят или открият финансови неточности. Прегледът на класификациите на работниците между преките и непреки разходи може да помогне за идентифициране на проблемите с класификацията. Разделянето на задълженията между въвеждането на данни за заплати, обработката и оторизирането на плащанията и освобождаването на персонала е идеално, но може да бъде трудно в малки фирми с ограничени ресурси. Прегледът на ръководството на по-високо ниво, одобрението и съобщаването на ставките на заплащане, промените в тарифите, повишенията на персонала, промените в работата и прекратяването могат да бъдат подходящи, когато сегрегирането на задълженията не е рентабилно. Подходящите програми за обучение на ръководители и ръководители за правни въпроси и въпроси, свързани с човешките ресурси, могат да помогнат за повишаване на спазването на нормативните изисквания.
мониторинг
Всяка система за вътрешен контрол може да стане неефективна във времето, тъй като персоналът и бизнес процесите се променят чрез растеж или чрез неподходящо управление на процедурите за контрол. Провеждане на периодични оценки на потенциалните рискове и преглед на дизайна и ефективността на проверките за заплати, за да се гарантира, че те остават подходящи и рентабилни.
