Независимо дали сте служител, пишещ доклад за шефа си, или собственик на бизнес, който се отчита пред вашия генерален мениджър, най-добрият инструмент е рамката „защо-как-как“. Защо пишете този доклад? Каква информация трябва да знае читателят? Как ще представите своите препоръки или заключения? Следването на тази структура ще даде логичен поток към вашия документ. Тя ще даде на вашия шеф или ръководител точната информация, необходима за вземане на добре информирано бизнес решение.
Фокусирайте се върху защо
Разберете защо пишете доклада. Важно е да сте наясно с целта на доклада, в противен случай бихте могли да приспособите писмеността си към погрешната аудитория или да оставите важна информация. Задавайте въпроси, ако е необходимо. Ако докладът ще бъде раздаден на няколко отдела, помислете дали трябва да включите отделни раздели, отнасящи се до опасенията на всеки отдел.
Решете каква информация да включите
Съберете необходимата информация, като например финансови данни, графики и графики. Интервюирайте хората, чиито мнения са подходящи за вашия доклад. След това решете най-важната точка или точки, които според вас аудиторията трябва да знае. Започнете, като напишете няколко параграфа, които подчертават важните точки, или структурирайте информацията си в списък с точки от точки.
Решете как да представите препоръката си
Дайте на отчета заглавие. Накратко опишете детайлите на заданието или причината за писането на доклада. Опишете метода за събиране на информация. Организирайте логично тялото на доклада, например според основните теми. Не забравяйте да включите достатъчно информация, за да покажете, че сте разследвали внимателно въпроса. Край на доклада с вашето заключение или препоръка въз основа на вашите констатации.
Добавете резюме
Върнете се в началото на доклада си и добавете параграф или два, които обобщават основните точки на доклада. Като алтернатива, използвайте куршуми, за да структурирате идеите си. Резюмето може да бъде всичко, което шефът ви има време да прочете, така че не забравяйте да включите цялата уместна информация. Накратко, за какво се отнася докладът? Какви са основните констатации? Какво предлагате или препоръчвате? Какво се случва след това? Редактирайте резюмето си, докато не предаде същността на вашия доклад в рамките на едно или две минути за четене.
Форматирайте отчета
Ако има ръководство за фирмен стил, уверете се, че го следвате. В противен случай форматирайте доклада в лесен за четене стил, като направите копието възможно най-лесно за сканиране. Използвайте ясни заглавия за отделни теми; това улеснява шефа ви да намери съответната страница в доклада. Помислете за подчертаване на важните факти с голям шрифт или удебелен шрифт. Организирайте всички финансови отчети, печатни материали или други подкрепящи документи в приложение към края на доклада.
Проверка и корекция
Проверете доклада за правилното изписване и граматика. Онлайн проверките на правописа и граматичните проверки са полезни, но не винаги позволяват контекст.Ако е възможно, накарайте някой да коригира доклада с едно око за грешки. Помолете коректора да критикува доклада като цяло. Оставихте ли една мисъл недовършена? Използвали ли сте последователно индустриалната терминология? Лесно ли е да се разбере? Не се опитвайте да впечатлявате със своя звезден речник - вместо това се стремете към яснота.
