Месечните доклади са ценни като запис на събития и резултати в отдел и като принос към бизнеса като цяло. В образованието те също предоставят полезна информация от различни отдели за напредъка и резултатите. Те са запис, който може да бъде събран в по-големи документи, за да се предостави цялостна представа за бизнес или колеж.
Напишете въведение за темата, като посочите защо желаете да подадете месечни отчети. Покажете добри причини, поради които те са необходими, и приноса, който ще направят за бизнеса, колежа или университета като цяло.
Опишете ползите за получателите, тъй като повечето хора ще мислят за това като допълнителна работа. Месечният доклад може да бъде възможност да се похвали и демонстрира къде са минали нещата. Тя може да бъде и възможност да се споменат области, в които е необходима подкрепа или нещо, което се нуждае от последващи действия. Той може да бъде и доклад за напредъка на даден проект. Подчертайте важността на докладите за планиране и фокусиране на ума на индивида върху усилията на неговия или неговия отдел.
Посочете дати и крайни срокове за годината, в която ще се изискват месечните отчети. Подчертайте защо те трябва да бъдат навреме, тъй като те обикновено са принос към по-голям доклад и това може да се забави, ако месечните доклади се забавят.
Ако е възможно, предоставете шаблон, който съдържа основните точки, които искате да включите в месечния отчет. Това улеснява респондентите да изпълняват и спестяват време всеки месец. Те могат да променят шаблона, когато е необходимо. Алтернативно, дайте указания в писмото си, за да подпомогнете писателите на доклада. Различните отдели ще предоставят различна информация - например, някои финансови и някои продажби - затова може да са необходими различни шаблони. Помолете писателя да докладва категориите на отделни листове.
Разделете всяка част от писмото на параграфи. Посочете причините, поради които се изисква месечният доклад в първия параграф. Опишете ползите за получателите във втория. Споменайте датите и крайните срокове в третия параграф или предоставете отделен списък с датите. Посочете образеца или насоките в четвъртия параграф. Включете забележка в последния параграф за помощта на получателя. Бъдете кратки и приятни.
Съвети
-
Писането на бизнес писмо изисква някои формалности. Ако започнете писмото с името на някого, то трябва да завърши "С уважение". Ако започнете с "Уважаеми господине или госпожо", то трябва да завърши "С уважение." Под поздрава трябва да има референция или ред на детайлите, в този случай "Месечни доклади".
Внимание
Напишете писмото като молба, но бъдете твърди, че докладите ще са необходими всеки месец.
