Работодателите обикновено включват заявка за проверка или равностойно изявление, заедно със заплатата на всеки служител, независимо дали тя идва под формата на хартиен документ или онлайн за заплати, които се издават чрез директен депозит. Проверявайте недокосванията са документи, които може да са необходими за удовлетворяване на правителствените изисквания за съхранение на документи. Дори когато задържането на проверките не е задължително, може да е разумно да го направите.
Изисквания към FLSA
Федералното правителство не разполага с правило, което да изисква от работодателите да издават или запазват заплати за заплати. Изискванията на Закона за справедливите трудови стандарти дават насоки за документацията за заплатите. По принцип информацията за заплатите трябва да се запази три години, Ако за записване на някои от тези данни се използват контролни части, те трябва да бъдат запазени и за три години. Записите за заплати трябва да включват:
- Име на служителя, адрес и социалноосигурителен номер.
- Пол и професия на служителя.
- Датата на раждане на работниците на възраст под 19 години.
- Датата и часът на всяка работна седмица започва и завършва. Датата, на която започва периодът на заплащане, се изисква, ако е различна от работната седмица.
- Датата, на която служителят е платен
- Ежедневни и седмични отработени часове.
- Размерът на заплатата на служителя.
- Редовни заплати, заплащане за извънреден труд и всякакви допълнения или удръжки от заплатата на служителя.
Работодателите трябва да пазят картите за време или еквивалентният запис на времето, отработен за две години.
Допълнителни изисквания за записване на заплатите на правителството
Комисията по възможностите за равна заетост посочва, че работодателите трябва да съхраняват всички трудови документи, включително и записите за проверка на заплатите, в продължение на най-малко една година. В случай, че служител подаде жалба до EEOC, записите трябва да бъдат задържани до една година след окончателното разпореждане на въпроса от страна на EEOC или една година след уреждане на делото.
Държавите могат да налагат допълнителни изисквания за водене на отчетност. Например, Комисията за работна сила в Тексас казва, че работодателите трябва да предоставят на работниците чек или еквивалентен документ, който изброява всички данни, използвани за подготовка на заплата. Записите за заплати трябва да бъдат запазени Четири години да се съобразят с правилата за водене на регистри за безработица в Тексас.
Насоки за регистриране на работодателите
Бизнес или организация произвежда чекове и проверява заложби по различни причини. Службата за вътрешни приходи препоръчва да се проверяват недостигът и банковите записи, които служат като подкрепящи документи за данъчни цели се запазва за срока на ограниченията. Например, срокът за ограничаване на данъчните декларации е шест години. Nolo.com предлага компаниите да пазят документите за проверка и финансовите отчети в продължение на най-малко седем години.
