Като програма за бази данни, Microsoft Access има редица приложения в света на бизнеса. Мениджърите могат да използват Access, за да създадат база данни от служители, която им позволява да преглеждат информация за заплатите, демографски данни и бюджетни номера с един поглед. Счетоводителите често използват базите данни на Access, както и за проследяване на фактури, преглед на вземанията и следене на фирмените финанси. След като основната информация бъде въведена в таблиците за достъп, счетоводителите могат да създават персонализирани заявки и формуляри, които правят намирането на необходимата информация много по-лесно.
Запишете списък на полетата, които искате да включите в счетоводната си база данни. В зависимост от вашите нужди, тези полета могат да включват дължимата сума, име на клиент, дата на падежа, условия и поле за бележки за въвеждане на текст в свободна форма.
Отворете Microsoft Access и отидете в раздела за таблици. Изберете опцията за създаване на нова таблица в проектантския изглед. Това отваря мрежа, която ви позволява да въведете име за всяко поле, както и описание на съдържанието на това поле.
Кликнете върху падащото меню до „Тип данни“ за всяко поле в базата данни. Можете да форматирате полетата си като валута, цифри и текст, както е необходимо. Можете също да използвате полета за дата и час за неща като датите за изтичане на срока.
Прегледайте списъка с полета в базата си данни и добавете други, които смятате, че ще ви трябва. По-лесно е да създадете всички нужни полета от самото начало, отколкото да се върнете и да добавите полета към база данни, която вече съдържа стотици или хиляди записи.
Кликнете върху бутона „Запазване“, за да запазите таблицата си. Въведете име на таблицата и кликнете върху „OK“.
Отидете в раздела за форми на прозореца за достъп и изберете опцията за съветника за формуляри. Използвайте съветника за формуляри, за да създадете опростен формуляр за въвеждане на данни въз основа на полетата в таблицата. След това можете да използвате формуляра за въвеждане на данни, за да добавите информация към таблицата. Когато въведете формуляра за въвеждане на данни, информацията автоматично се прехвърля в основната таблица за достъп.
Преместете се в раздела за заявки и започнете да изграждате заявките, които ще направят вашата база данни счетоводство по-полезна. Използвайте съветника за запитване, за да създадете първоначалната заявка и да я запишете, след това щракнете с десния бутон на мишката върху заявката и изберете "Design View", за да направите каквито и да било промени или зададете критерии. Например, можете да създадете заявка за дата на погасяване и да въведете "Между въведете начална дата и въведете крайна дата". Това подканва потребителя да въведе началната и крайната дата, когато изпълнява заявката. Този вид заявка може да бъде много полезна за преглеждане на просрочени фактури и проследяване на вземанията.
