Тъй като предприятията поемат нови проекти и изпълняват ежедневните си операции, те трябва да проследяват колко прекарват по пътя си. Отчет за разходите или разходен лист предоставя на ръководството документ, който описва подробно разходите за провеждане на проект, управление на отдел или производство на продукт по отношение на стоки и услуги.
Функции за декларация за разходите
Повечето разходни листи съдържат най-малко три основни раздела, обозначени с директни материали, пряк труд и режийни разходи. Директните материали се отнасят до суровините или частите, необходими за производството на действителния продукт. В строителния проект например шперплатът и покривният материал ще се появят в раздела за директни материали. Прекият труд се отнася до необходимия труд, необходим за завършване на проекта. Въздушните разходи се състоят от стандартни разходи, свързани с изпълнението на проекта, като застраховка и комунални услуги. Някои разходни листове включват раздели като непряк труд, който обхваща помощен персонал, и непреки материали, които представляват незначителен разход. Ръководството определя изискваното ниво на детайлност, което може да варира от една сума по категория до подробен списък във всяка категория.
Отчет за пълните разходи
В някои случаи фирмите използват декларации за пълни разходи, за да сравнят потенциалните начини за изпълнение на проекта. Пълните отчети за разходите представляват цялостен преглед на вътрешните разходи, както и възможните външни разходи за един избор пред друг. Например, мелниците за хартия са известни със силните си миризми. Поставянето на хартиена фабрика твърде близо до жилищна зона може да доведе до лоши PR и дори правни действия, които биха могли да компенсират икономиите на имоти или строителство. Пълна декларация за разходите описва тези потенциални проблеми.
