Дружествата отчитат всички счетоводни операции, като използват счетоводни книги. Главната книга съдържа салда от всяка сметка, която компанията използва за финансово отчитане и формира централното място за отчитане на финансови транзакции. Дъщерните книги съдържат подробна информация за избраните сметки. Балансът на всяка помощна книга трябва да е равен на салдото за съответната сметка в главната книга. Няколко предимства съществуват, когато компаниите използват помощни книги.
Видове дъщерни книги
Компаниите включват няколко вида помощни счетоводни книги в своите счетоводни системи. Общите дъщерни счетоводни книги включват дневник за вземания и сметки за водене на сметки. Главният регистър за вземанията включва индивидуални сметки, които се отнасят за всеки отделен клиент. Всяка кредитна продажба се записва в конкретната клиентска сметка заедно с всяко плащане. Всяка клиентска сметка включва текущо салдо. Текущите салда за всички клиенти се равняват на общия баланс на вземанията. Главният регистър за плащане на сметки включва индивидуални сметки за всеки продавач. Всяка получена фактура и всяко извършено плащане се записват за всеки конкретен акаунт на доставчика. Всеки акаунт на доставчика включва текущо салдо. Текущите салда за всички доставчици се прибавят към общия баланс на задълженията по сметки.
Подробна информация
Едно от предимствата от използването на допълнителен регистър включва подробна информация, поддържана в допълнителната книга. Всеки продавач, включен в регистъра за плащане на сметки, включва подробна информация за транзакцията. Главната книга включва всяка фактура, датата на получаване, сумата в долари и всяко плащане, изпратено до доставчика.
контрол
Друго предимство на използването на допълнителна счетоводна книга е свързано с нивото на контрол, който една компания има с финансовата информация, съдържаща се в допълнителния регистър. Счетоводният регистър за вземанията позволява на кредитния мениджър и персонала за получаване на сметки да контролират текущите салда на всеки клиент. Когато клиентът оспори такса, членът на персонала по приходните сметки може да прегледа транзакциите в рамките на тази сметка и да определи дали спорът е валиден.
Ограничен достъп
Ограничаването на достъпа на служителите до избрани сметки е още едно предимство при използването на помощни книги. Използвайки компютърни системи, компаниите могат да ограничат достъпа на служителите до конкретните сметки, за които отговарят. Другите служители нямат възможност да видят подробностите по сметките, които се съдържат в допълнителния регистър. Това позволява на компанията да поддържа конфиденциалност по отношение на сметки на клиенти или доставчици.
