Разработването на стъпки за обработка на поръчките е от решаващо значение за вашия бизнес. Без правилен работен поток за обработка на поръчки, обработката на поръчките във вашия бизнес ще бъде хаотична и ненадеждна. Отделете време за разработване на правилни насоки за обработка на поръчки и вашият бизнес ще работи по-гладко и ще имате по-висока удовлетвореност на клиентите.
Използвайте стандартизирана форма, когато приемате поръчки
Независимо дали вашата компания използва представител за обслужване на клиенти, за да приема поръчки или клиентът въвежда поръчки директно от вашия уебсайт, е жизненоважно да имате стандартизиран формуляр. Това позволява на лицето, което попълва формуляра, да знае каква информация е необходима и гарантира, че се събира цялата необходима информация.
Всяка от елементите на рекламните Ви места може да има малко по-различни подробности за поръчката. Например, ако работите с мебелен магазин, формулярът за поръчка за диван може да включва вида на тъканта, а формата на масата може да изисква вида на покритието.
Важно е непълните формуляри за поръчки да не се приемат. Ако формуляр за поръчка няма необходимата информация, той трябва да бъде върнат и попълнен, преди да бъде обработен.
Потвърждаване на поръчката
След подаване на формуляр за поръчка, той трябва да бъде потвърден с клиента. Това може да се постигне чрез изпращане на имейл с подробности за поръчката. Не е необходимо да се изисква от клиента да провери поръчката. Вместо това дайте ясно да се разбере, че клиентът трябва да се свърже с вашата компания, ако има някакви проблеми с поръчката. Уверете се, че сте направили контактната информация на фирмата лесно достъпна за клиента.
Разпределете вътрешно формуляра за поръчка
След като формулярът за поръчка бъде попълнен, той трябва да бъде изпратен на всеки, който трябва да извърши действие, свързано с изпълнението на поръчката. Това включва склада, отдела за вземания и производителя, ако поръчката се изпълнява от трета страна. Очакваната дата на изпълнение трябва да бъде ясно посочена, така че всички участници да знаят графика.
Общувайте с клиента
От жизненоважно значение е да се комуникира ясно с клиента. Кажете на клиента, ако има забавяне в изпълнението на поръчката. Да бъдеш аванс и честен с клиента, когато има проблем е много по-добре, отколкото да го игнорира. Също така, информирайте клиента, когато поръчката кораби. Кажете на превозвача, номера за проследяване и очакваната дата на доставка. Поискайте обратна връзка от клиента, след като получи поръчката. Обадете се на представител на отдела за обслужване на клиенти, за да се уверите, че клиентът е доволен от покупката или използва онлайн проучване, за да получи обратна връзка. Така или иначе, обратната връзка с клиентите ще даде много полезна информация за процеса на изпълнение на поръчките.
