Създаването на работен план е важно, защото позволява на служителя да покаже на мениджъра си как планира да изпълни исканите от него неща. Работният план може да помогне на служителя да покаже стойността си, защото определя количествено и поставя в думи нещата, които служителят прави, иначе биха могли да бъдат незабелязани. Понякога се създават общи работни планове, които се отнасят до цялостната работа на дадено лице. Работните планове обаче често са най-ефективни, когато са разбити, за да се обсъди конкретно работата, свързана с по-малки проекти. Колкото по-конкретен е работният план, толкова по-ефективен е той. При създаването на работни планове има няколко неща, които почти винаги трябва да бъдат включени.
Отворете нов документ в софтуер за текстообработка като Microsoft Word. Създайте няколко заглавия в документа. Заглавията трябва да бъдат изброени като: "Проблеми", "Цели", "Стратегии", "Ресурси", "Хронология" и "Измерване".
Под "Проблеми" се описват най-важните въпроси. Срещата за оценка на нуждите трябва да предшества отписването на ключовите въпроси. По време на тази среща членовете на екипа могат да изяснят всички важни въпроси на проекта. Важните въпроси трябва да постигнат баланс чрез обсъждане на нуждите на всички участващи страни.
Под „Цели“ се правят и записват постижими цели. Целите, описани в работен план, трябва да ви накарат да се разтеглите, за да ги постигнете, но те не трябва да бъдат недостъпни. Когато правите цели, запомнете съкращението SMART: Целите трябва да бъдат конкретни, измерими, приемливи, реалистични и навременни.
В „Стратегии“ се включва информация за ключови стратегии. Това вероятно ще бъде най-дългият и най-изчерпателен раздел от работния план. Тук следва да бъдат включени всички основни стъпки или етапи, които трябва да бъдат изпълнени. Потенциалните пречки за прилагането на стратегиите също трябва да бъдат обсъдени. Обяснете как ще се управляват тези препятствия.
Под "Ресурси" обсъдете ресурсите, необходими за прилагане на стратегиите. Ако целият екип работи по проекта, посочете в работния план включените членове на екипа и какви ще бъдат техните отговорности. Ако има значителни инвестиции в оборудването или доставките, споменете и това.
Под "Времева линия" създайте времева скала. Включете акцентите на плана, за да създадете времева линия. Уверете се, че сте включили началната дата, крайната дата и датите, на които ще се проведат конкретни събития и цели. Това ще позволи на себе си, членовете на екипа и ръководството да видят дали проектът е по график.
Под „Измерване“ се включват методи за измерване. Обсъдете как ще определите успеха на проекта. Това може да включва анекдотични доказателства. Най-добре е обаче да се включат количествено измерими начини за определяне на успеха. В зависимост от проекта, това може да включва размера на продажбите, повече входящи телефонни обаждания, повече посещения на уеб страници и подобни показатели.
Съвети
-
Направете корица от една страница, на която накратко се обсъждат основните моменти от работния план. Приложете това към пълния работен план.
Внимание
Придържането твърде строго към работен план може да бъде пагубно. Само защото работен план предполага нещо, това не означава, че по-добра идея не може да дойде. Работният план трябва да бъде жив документ. Ако не направите промени, това може да попречи на успеха.
