Независимо дали имате малка фирма или голяма корпорация, важно е правилно да съхранявате и управлявате документите, създадени в хода на бизнеса. Те могат да включват всичко от цифрови файлове и данъчни декларации за договори и доклади за проекти. Тук идва управлението на документи и документи. Основните му цели са да обработват записана информация, да подобряват общите работни процеси и да осигуряват по-бързо извличане на данни. Съществуват няколко вида системи за управление на записи, като всяка от тях има отличителни характеристики.
Какво е система за управление на записите?
Липсващите бизнес разписки или фактури, погрешните документи и корумпираните файлове са често срещани оплаквания сред собствениците на фирми. Между 2005 и 2018 г. над 22 милиона документа бяха изложени в САЩ в резултат на нарушения на данните. Освен това служителите прекарват половината от времето си в търсене на информация, свързана с дейността на фирмата. Повече от 26% казват, че управлението на данни в техните организации е донякъде хаотично.
От големите и малки фирми се изисква да съхраняват своите регистри за определен период от време. Извлеченията от банкови и кредитни карти, например, трябва да се съхраняват на сигурно място най-малко седем години. Същото важи и за документите за подготовка на данъчна декларация. Извлеченията от инвестиционните сметки, отменените чекове и плащанията трябва да се съхраняват най-малко една година.
Какво става, ако тези документи са изгубени или повредени? Представете си да включите компютъра си, за да осъзнаете, че е бил хакнат. Ако офисната ви сграда запали огън, всичките ви файлове могат да бъдат изгубени завинаги. Разбира се, винаги можете да съхранявате копия на друго място, но това ще включва повече място и по-високи разходи.
Системата за управление на записи, известна още като RMS система, може да направи всичко по-лесно. Този вид софтуер ви позволява да съхранявате, намирате и използвате официални записи като доказателство за транзакции, плащания и други бизнес операции. Най-новите програми за управление на документи и записи имат разширени функции като инструменти за търсене, възможности за сканиране, инструменти за запазване и класификация, функции за проследяване на съответствието и др.
Управлението на записите не само гарантира, че вашите файлове ще бъдат лесно достъпни, когато имате нужда от тях, но също така може да подобри работния процес и производителността във вашата организация. Служителите ще могат бързо да извличат данни, да обработват информация, да идентифицират собственика на всяка серия от записи и да елиминират излишни данни.
Софтуер за управление на записи в облак
С облачната система за управление на записите имате всички документи на едно място. Това решение за цифрово съхранение действа като склад за файловете във вашата организация, което ви позволява да имате достъп до тях по всяко време и навсякъде. Това е особено полезно за компании с отдалечени екипи, както и такива с офиси на различни места.
Този тип RMS софтуер поддържа файловете ви сигурни и елиминира необходимостта от допълнителни програми за изпълнение на рутинни архиви. Освен това, тя позволява на потребителите да задават конкретни файлове на други членове на екипа и да изпращат уведомления в реално време, вместо да изпращат имейли назад и напред. Тъй като данните се съхраняват на сървърите на хоста, това е по-малко уязвимо за кибератаки.
Софтуер за управление на корпоративни записи
Големите организации обикновено избират софтуер за управление на фирмените записи. Тези програми имат разширени възможности и могат да съхраняват, организират и обработват големи количества данни. С корпоративната RMS система ще намерите по-лесно да управлявате физически и цифрови записи, да следите състоянието и местоположението на всеки файл и да прехвърляте данните си от старите системи в най-новия софтуер.
За най-добри резултати изберете програма с сигурни контроли за достъп на потребителите, механизми за индексиране на данни в реално време и управление на обезвреждането. Надеждна корпоративна RMS система ви позволява да поставяте записите в режим на задържане, да извършвате пълни текстови търсения и да импортирате физически и цифрови записи във всеки формат от всеки източник. Тези функции могат да оптимизират бизнес операциите и да доведат до по-добро вземане на решения.
Тези видове софтуер за управление на записи могат да бъдат допълнително разбити на няколко други категории. Системите за управление на съдържанието, системите за управление на документи и системите за цифрови изображения са само няколко, които трябва да споменем. Кое да изберете зависи от нуждите и бюджета на вашата фирма.
