Поздрав е поздравът в писмо. Това е начинът, по който се обръщате към получателя, и той задава тона на останалата част от съдържанието в съобщението. В бизнеса тези дни, повечето кореспонденция се извършва чрез електронна поща. Въпреки това, пощата все още се използва в някои индустрии и със специфични видове бизнес документи. И в двата случая е важно да използвате правилния поздрав, за да покажете на получателя на писмото уважение и да го ангажирате в началото на съобщението.
Съвети
-
Правилната поздрава за бизнес писма зависи от тона на документа, независимо дали е в печат или електронна поща, и от естеството на съобщението, което се доставя.
Как да изберем поздрав за бизнес писмо
Решаването кой поздрав да се използва в бизнес писмото зависи от няколко фактора. Първо, разберете естеството на въпроса, който обсъждате. Изисква ли се формален тон или неформален? Например кандидатстването за работа в компания е официална търговска сделка и изисква бизнес писмо с официален поздрав. От друга страна, изпращането на имейл на колега за това кога да се срещне за обяд не изисква официален поздрав. По същия начин адресирането на клиент, с който не сте говорили преди, може да изисква по-официален тон в сравнение с говоренето с партньор, с когото редовно правите бизнес.
Друг фактор, който трябва да се има предвид при вземането на решение за поздрава, е тонът на цялото послание. Поздравът е първата част от бизнес писмото, което получателят чете, така че по същество определя тона на цялото съобщение. Внимателно изберете поздрава въз основа на тона, който искате да предадете през цялото време. В допълнение, приветствието, което използвате, ще зависи от това, което знаете и не знаете за получателя. Дали знаете името, пола, професията и пълномощията на лицето играе роля при избора на поздрав.
Отчитайки формата на бизнес писмото
Приветствието, което използвате, може също да зависи от формата на писмото ви. Например, дали ще изпращате съобщението си по пощата или по имейл, може да се отрази на избрания от вас поздрав. Освен това видът на писмото ще диктува и поздрава, който използвате. Например встъпителното писмо за бизнес предложение, изпратено по пощата, може да има много по-официален поздрав, отколкото бележката за цялата компания, изпратена до вътрешен списък по имейл. Също така ще трябва да обмислите дали изпращате бизнес писмо до едно лице или до няколко души, тъй като това ще се отрази на избрания от вас поздрав.
Получател на бизнес писмото
Преди да започнете служебното си писмо, разберете на кого изпращате съобщението. Ако пишете на човек, важно е да знаете пълното му име с правилното изписване. Ако получателят има неутрално по пол име като Алекс или Пат, обаждането на организацията и откриването на пола могат да ви спестят потенциално неудобство в бъдеще. Ако не сте запознати с пола на лицето, можете да изпуснете вежливото съобщение в поздрава.
Ако вашето бизнес писмо е в отговор на съобщение, което получателят вече е изпратил, обърнете внимание как са подписали името си. Ако пълното им име е Касандра и те са подписали писмото си „Кас“, тогава може би сте склонни да се обръщате към нея като към „Кас“. Това ще зависи от естеството на връзката ви и документа, който пишете. Не съкращавайте името на някого, без първо да бъдете поканени да го направите.
Използване на специфични за пола заглавия
В някои случаи можете да изберете да използвате заглавието, което е специфично за пола, като част от поздрава. "Г-н" се използва за мъж и предшества фамилното му име - "Г-н Смит, ”например. За омъжена жена използвайте „г-жа“ преди фамилното име. За неомъжена жена можете да използвате „Мис“. Когато пишете на жена, без да знаете семейното й положение, можете да използвате „г-жа“, както е в „г-жа Смит“.
Преди да вземете решение за използване на заглавие, съобразено с пола, преценете дали вашият език е включен. Някои хора не могат да се идентифицират като мъже или жени или могат да се идентифицират като противоположен пол. Ако не знаете или не сте сигурни в ситуацията, може да изберете да оставите езика, специфичен за пола, изцяло във вашата кореспонденция.
Официални поздрави
Най-често срещаният официален поздрав в бизнеса е „Скъпи“. Можете да използвате този поздрав по няколко начина:
- Уважаеми г-н Смит
- Скъпи Джон / Джейн
- Уважаеми г-жо. ковач
- Уважаеми Джон Смит
Начинът, по който адресирате името на получателя, ще зависи от формалността на бизнес писмото и отношенията ви с нея. "Уважаеми" може да се използва както в печатни, така и в електронни писма, както и поздравът "За". "Здравей" е друг официален поздрав. Това обаче обикновено се използва в имейла, а не в пощата.
Неформални поздрави
По-малко официални поздрави могат да се използват в бизнес среда. Независимо от това, дали са приемливи или не, ще зависи от културата на организацията, получателя на писмото и характера на съобщението.
В организации, където няма официална йерархия или малки предприятия, които имат само шепа служители, които се познават добре, може да няма нужда от официални поздрави. Като цяло, във вътрешна кореспонденция с колеги или партньори, с които сте запознати, е приемливо да използвате „Здравей Джон“ или „Хей Джейн“, особено когато комуникирате по имейл.
Обърнете внимание, че дори културата на организацията да е неформална, може да има случаи, в които се изисква официален поздрав, например когато се говори с нов клиент или заинтересована страна или когато се кандидатства за работа.
Приветствия за неизвестен получател
Понякога, когато пишете бизнес писмо, може да не знаете името на получателя. В този случай, опитайте се да се обадите на организацията преди време, за да разберете кой може да разглежда вашето бизнес писмо, и съответно да адресирате бележката си. Можете също да проверите уебсайта на компанията, за да видите дали можете да намерите тази информация. Ако не можете да откриете името на получателя, можете да адресирате служебното си писмо с общи поздрави като:
- Уважаеми Господине или Госпожо
- За кого може да се отнася
- До мениджъра по наемане
Приветствия за множество получатели
Когато се занимавате с множество получатели на вашето бизнес писмо, пригответе поздрава за включване на няколко имена, като например писмено „Скъпа Джейн и Джон“ или „Към г-н и г-жа Смит“. избират изцяло да се откажат от имената и да използват общ поздрав като:
- Уважаеми колеги
- Здравейте всички
- В отдел „Човешки ресурси”
- Уважаеми Blue-Sky Corporation
Указания за специфични дялове
Професията или образованието на дадено лице може да изискват от вас да се обърнете към тях по определен начин във вашата бизнес поздрав в зависимост от формалността на писмото. Като цяло, това се отнася за членове на духовенството, медицински специалисти, учени, военни и избрани служители.
Например, ако пишете на някой, който има медицинска степен, използвайте „д-р“ преди неговото фамилно име, както е в „Dr. Смит. ”Когато пишете на професор, съдия, равин, имам или пастор, напишете пълното заглавие преди неговото фамилно име, като„ Уважаеми пастор Смит. ”Когато пишете на военнослужещи, уместно е да използвате пълния им ранг и фамилно име в поздрава, както в „Уважаеми генерал-лейтенант Смит“ или „Здравейте капитан Смит“.
Форматиране на поздрав в бизнес писмо
Когато форматирате писмото си, можете да добавите двоеточие или запетая след поздрав. Двоеточието е по-официалният избор, докато запетаята се използва за неформална кореспонденция. Първият параграф от вашето писмо започва след поздрава на следващия ред, например:
Скъпи Джон, Първа алинея
