Бизнес писмо може да включва прикачени файлове, които възобновяват информацията в писмото или да предоставят допълнителни подробности за по-добро разбиране. Терминът привързаност често се заменя с термина заграждение. Въпреки сходствата им, те не са едно и също нещо. Разбирането на различията между двете и как да ги цитираме във вашите бизнес писма, ще изглеждат по-професионални и дори ще ви дадат конкурентно предимство.
Съвети
-
Когато цитирате прикачен файл или приложение в бизнес писмо, обърнете внимание на прикачения файл или името на документа в скоби.
Приложение срещу приложение
Първо се уверете, че разбирате разликата между прикачени файлове и приложения. Докато и двете позволяват да предоставите повече информация и допълнителни ресурси, те представляват различни неща.
Както подсказва името му, приложението е документ или файл, прикрепен към писмо. Смята се, че е част от писмото, тъй като подчертава ключови моменти, предлага повече информация или подкрепя вашето изявление. Когато пишете писмото, вижте приложените документи. Например, можете да прикачите договор и да го споменете в писмото заедно със съответната информация за това, което тя води.
Приложенията, от друга страна, представляват отделни документи. Например, ако изпращате бизнес писмо до потенциален нов партньор, можете да приложите брошура, пазарно проучване или сравнителна таблица. Не е необходимо да се позоваваме на този документ в писмото. Изборът зависи от вас.
Прикачени файлове в текста
Когато цитирате информация от друг документ в текста, използвайте скоби в пощенска или електронна кореспонденция. Забележете прикрепения файл или името на документа в скоби. Ако приемем, че писмото се отнася до жалба по телефона, цитираното ще включва името на документа за жалба, като: (Приложение: Журнал за обслужване на клиенти, 1/5/2017).
Цитиранията в текста добавят допълнителна информация към съдържанието на писмото. Цитирането може да се отнася до данни от електронни таблици, преписи или други писма. Използвайте лесни за четене имена на файлове, които описват документа. Ако документът е отпечатан, назовете го по същия начин. Също така е приемливо да се присвояват прикачени файлове с букви, като например "Приложение A."
Как да направите справка за множество прикачени файлове
В допълнение към използването на текстово цитиране на прикачени файлове, напомнете на читателя си за прикачени файлове в края на писмото. Под името на подписалия в долния ляв ъгъл въведете „Прикачени файлове“. Не е задължително да посочите името на всички прикачени файлове в края на писмото, но това е добра практика, особено ако има много от тях. Това ще даде на получателя по-добра представа какво да очаква и кои файлове се нуждае най-много.
Как да използваме загражденията
Приложенията често не се споменават в текста, но това не е трудно правило. Ако приложенията са цитирани в рамките на бизнес писмото или бележката, използвайте същия метод, описан за приложенията. Примери за заграждение включват резюме или приложение. Тези файлове се посочват в края на писмото под печатното име на подписващото лице по долното поле вляво.
Използвайте "Приложение" за един корпус и "Ограждения" за повече от един. Също така е приемливо да се добави общият брой включени елементи, например Приложения: 4. Ако даден документ е цитиран в писмото, но не е приложен към него, отбележете това като "без приложения."
Препоръчителен формат на правителството
В правителствената кореспонденция понякога се прави разлика между бизнес писмо и бележка. С буквите цитирането се нарича „Приложение“, докато мемоарите обикновено ги наричат „прикачени файлове“. Тези документи често се споменават в текста в съответствие с зададената азбучна буква, като например "Приложение A."
Избройте всички прикачени файлове или заграждения, дори ако е необходима втора страница, за да го направите правилно, като посочите "Приложения: Страница 2." Ако референтен документ не е достъпен, това се отбелязва чрез включване на "w / o encl". да уведомите получателя, че документът не е наличен и не е приложен. Проверете с конкретни правителствени организации подробности за шаблоните или указания за уникален формат.
