Докладите за обосновка препоръчват промени в бизнес политики или процедури. Те предоставят доказателства, обосноваващи хода на действие, който решава проблем или подобрява работата, например. Те често представят решения, които водят до финансови спестявания или печалби. За да създадете ефективен доклад, трябва да представите убедителни аргументи и подкрепящи доказателства, за да подкрепите промените, които предлагате.
Използвайте заглавието на основната бележка (До / От / Дата / Тема) и я попълнете. Посочете кой трябва да чете доклада, кой го е написал и какво е съдържанието на съдържанието.
Напишете начален параграф, който описва проблема или целта на вашия доклад. Обяснете в няколко изречения какви са вашите препоръки и обяснете ползите, които ще донесат.
Напишете въведение в доклада си, в което подробно се описва целта и значимостта на вашия доклад. Включете съответната допълнителна информация, която ще помогне на читателя да разбере мотивите и обосновката на вашите препоръки.
Използвайте основния текст на отчета си, за да обясните как предлагате да приложите препоръките си. Дайте конкретни подробности за новите процедури или решения и ефектите, които ще имат. Обяснете кой ще бъде замесен, какво ще правят, какво ще струва и колко време ще отнеме да се извърши.
Посочете изследването или методите, които сте следвали, за да стигнете до заключенията си. Включете недостатъците и проблемите, които новите процедури могат да създадат, както и ползите. Бъдете точни, логично организирайте материалите си и бъдете честни; това ще добави сила към вашите аргументи.
Завършете доклада си за обосновка с кратко резюме на заключенията и препоръките си. Не въвеждайте нова информация на този етап; вместо това прегледайте основните аргументи в подкрепа на вашите препоръки. Напишете кратък затварящ параграф за вашата бележка.
Съвети
-
Подчертайте предимствата на вашите препоръки и обяснете как те надхвърлят всички недостатъци. Поддържайте позицията си положителна. Избягвайте думи като може би, може би и вероятно. Осигурете баланс в отчета си, като обсъдите алтернативни решения. Поставете препоръката, която смятате, че е по-обещаваща последна. Бъдете наясно какви стъпки смятате, че трябва да вземете в препоръките си. Избягвайте общи положения; бъдете конкретни. Въведете всяка препоръка с активен глагол, за да добавите сила към вашите предложения.
