Предприятията, които поддържат дребни парични средства, за да плащат за малки нужди при поискване, следва да прилагат подходящи процедури за тестване на дребни касови проверки, за да гарантират, че служителите използват дребни парични средства по подходящи причини и надлежно отчитат използваните дребни пари. Когато е възможно, лицето, което няма достъп до дребните пари, трябва да бъде лицето, отговорно за одитирането на дребни пари.
Време на одити
Одити на дребни парични средства трябва да се извършват на случаен принцип и без предупреждение към другите служители. Без случайни одити служителите, които „вземат назаем” от дребни пари за лични причини, имат време да върнат парите обратно, преди да извършите одит на средствата.
Общо съдържанието
Балансирането на дребните пари в кутията или чекмеджето е първата стъпка в одита. Общата сума на всички дребни пари плюс постъпленията за стоки, за които е била използвана дребната наличност, трябва да е равна на общата сума на дребните пари, държани за използване. Например, ако поддържате 500 долара в дребни пари и имате 150 долара в разписки за дребни касови разходи, трябва да имате $ 350 в пари, останали в чекмеджето. Неизчислените пари или постъпления трябва да бъдат отбелязани в одиторски доклад и всички служители с достъп до дребни пари трябва да бъдат разпитани за разликата.
Прегледайте касовите бележки
Всяка разписка трябва ясно да обяснява закупените артикули. Ако закупените артикули не са ясни от самата касова бележка, те трябва да бъдат отбелязани в писмена форма в разписката заедно с всички необходими обяснения за разходите. Всяка закупена стока трябва да представлява подходящо използване на дребни парични средства и да бъде одобрена от мениджър или надзорен орган, както е посочено в политиката на вашата компания. Всяко неуместно използване на дребни пари, като например за лични вещи, трябва да бъде отбелязано в доклада ви. Всяко използване на дребни парични средства за покриване на нормални оперативни разходи трябва да бъде отбелязано във вашия доклад и обяснено от служителите, така че да можете да определите дали трябва да се направят промени в оперативните процедури, за да се покрият тези разходи по друг начин.
Прегледайте Главната книга
Всеки дребен паричен разход трябва да бъде правилно отразен в основната счетоводна книга. Проверете касовите бележки за обяснение на разходите и проверете дали разходите са били осчетоводени в сметката на съответната главна книга.
Проверете закупените елементи
Винаги, когато е възможно, трябва да поискате да видите артикулите, закупени с дребни пари, особено в случаите на стоки, които не се консумират. Ако служителите използват дребни парични средства за закупуване на дребно оборудване или други нужди, които не се консумират, служителите трябва да могат да ви покажат местоположението на изделието.
