Всяко искане за предложение трябва да включва мотивационно писмо, дори ако офертата Ви съдържа резюме. Всяка една служи за различна цел и те работят заедно не само за да създадат добро впечатление, но и да докажат, че разбирате както клиента, така и изискванията на работата. Въпреки това, тъй като мотивационното писмо трябва да ви покаже, че разбирате основните изисквания на клиента, без да ставате мини предложение, някои хора смятат, че е по-трудно да се пише.
Задайте десния тон
Вашите взаимоотношения с потенциалния клиент, а понякога и инструкции в комплекта за ППП, определя дали писмото трябва да приеме официален или личен тон. Докато сте честни и искрени, персонализираните писма, в които често комплиментирате и благодарите на клиента, са най-ефективни. Например, включете изявления като „Искам да се възползвам от тази възможност, за да ви благодаря за всяка ваша помощ“ и „вашата помощ и насоки се оказаха безценни“ в текста на писмото.
Формат и стил
Използвайки бланки с бланки и формат на бизнес писмо, разделете писмото на три раздела: въведение, тяло и кратък затварящ параграф. Използвайте шрифт serif, като Garamond, Georgia или Times New Roman, тъй като много хора намират шрифтовете за сериф по-лесни за четене. Ограничете мотивационното си писмо до не повече от една или две страници.
Откриването
Отворете мотивационното писмо с кратко, подходящо встъпително изявление, като например "Запечатан е предложението, което ви обещах" или "Радвам се да говоря с вас за вашия проект за предложение." изисквания за шофиране на RFP. Кажете на читателя дали предложението включва каквито и да е прикачени файлове, и ако го прави, накратко подчертайте съдържанието и завършете въвеждането, като посочите времевата рамка, в която ценовата оферта е валидна.
Тялото
Включете всяка необходима информация, като история на бизнеса, квалификации или препратки, за които искането за оферта може да поиска в текста на писмото. Съсредоточете остатъка от писмото към адресирането на четири ключови нужди на клиента. Например, използвайте куршуми, за да обобщите как вашият продукт или услуга ще отговори на най-важните нужди на клиента. След това разгънете всяка точка от куршума в останалите параграфи.
The Close
В заключителния параграф не забравяйте да предоставите пълна информация за лицето за контакт, включително име, длъжност, адрес, телефонен номер, номер на факс и имейл адрес. Включете „следваща стъпка“ или „подканваща фраза“, като например „Ще се свържа с вас по-късно тази седмица, за да отговоря на всички въпроси, които имате” или „Ще ви призова следващата седмица да обсъдим това предложение”. Вашето име и заглавие.
