Ръчното счетоводство включва използването на хартиени книги и дневници за записване на финансови транзакции. Тези инструменти са от една отминала епоха. Счетоводителите, които често носят зелени козирки и черни ленти, ще използват ръчно счетоводство, за да запазят финансовия резултат за своите компании. Бизнесът днес все още може да използва ръчно отчитане на някои процеси. Недостатъците обаче могат да отслабят ръчните счетоводни дейности.
Времеемко
Счетоводните процеси, които използват хартиени вестници и счетоводни книги или подобни инструменти, изискват много време за изпълнение на задачите. Счетоводителите ще трябва да намерят сметки и списания в системата преди записването на записи. Проверката на салда по сметки и преглед на информацията също е трудна. Счетоводителите може да се наложи да изстрелят чрез множество документи, за да намерят информация, поискана от изпълнителните директори. Копирането на тази информация също може да бъде трудно.
Обект на грешки
Грешките могат да бъдат доста често срещани при ръчните счетоводни процеси. Често срещани грешки са въвеждането на информация в неправилни сметки, транспониране на цифри или записване на информация назад. Докато тези грешки са в съвременните счетоводни системи, ръчните системи нямат вътрешни проверки и баланси. Счетоводителите, които изследват грешките, често прекарват няколко часа, за да намират и коригират вписванията. Няколко счетоводители, работещи в няколко ръчни счетоводни книги, могат да изострят тези проблеми.
Липса на сигурност
Липсата на сигурност е друг често срещан недостатък на ръчното счетоводство. Компаниите може да не са в състояние да попречат на служителите да преглеждат чувствителни данни в хартиени книги и дневници. Файловете, копирани и съхранени на компютър, също могат да бъдат по-малко сигурни. Това може да позволи на служителите да злоупотребяват с финансова информация чрез измама или присвояване. Недоволните служители могат също да нанесат непоправими щети на информацията и да унищожат важни финансови документи.
Няколко налични копия
Големите организации често намират ръчното счетоводство за трудно поради липсата на множество счетоводни книги и списания. Повечето фирми ще имат един дневник за платими сметки, вземания, заплати, дълготрайни активи и т.н. Това означава, че само един счетоводител може да работи по списание във всеки един момент. Разделянето на тези счетоводни книги на поддиректори може да доведе до по-малка сигурност и потенциал за дублиране на информация в счетоводната система.
