Личната информация, отбелязана в попълнен формуляр W-9, е необходима за обработка на работните заплати и отчитане на плащанията към Службата за вътрешни приходи. Като най-добра практика, поискайте завършен W-9 на първия работен ден на вашия служител и изпратете искане за W-9 до всички нови изпълнители. Ако изпълнителят не се съгласи, изпратете официално писмо с приятно, но твърдо искане за попълнен формуляр.
Форма W-9 Основи
Формуляр W-9 е документ на IRS, който описва името, адреса, федералната данъчна класификация и номера на социалното осигуряване или идентификационния номер на работодателя. В IRS не мандат, че предприятията водят W-9s на файл. От предприятията обаче се изисква да събират и докладват личната информация, посочена във формуляра за всички служители, а за изпълнителите плащат над $ 600 годишно. Събирането на W-9 е удобен начин да направите това. Поради това, компанията трябва да има W-9 за всеки служител и изпълнител.
Искане за W-9
За да сте сигурни, че ще съберете W-9 от всички служители, включете формуляр W-9 в задължителната документация за първия ден за новите служители. Да изиска от нови служители да попълнят цялата документация на място и да я върнат на представител на човешките ресурси до края на първия ден.
Когато придобиете нов изпълнител или продавач, приложете формуляр W-9 към първоначалния договор. В писмо с молба W-9 помолете вашия доставчик да попълни и върне формуляра възможно най-скоро. Помислете за прилагане на политика, която да плаща само на доставчици с валиден W-9 във файла, и да отбележите тази политика в писмото за искане.
Следване нагоре
Ако имате проблеми с получаването на завършен W-9 от всички служители или изпълнители, тактично, но твърдо съобщавайте, че W-9 е необходимо, преди плащането да може да бъде направено. Обяснете на служителите, че информацията във формуляра е необходима за обработка на работната заплата и издаване на заплати. Ако продавачът не върне W-9 в рамките на седмица или две, изпратете второ писмо с искане за проследяване. Ако имате документирана политика, напомнете на продавача, че не можете да ги платите без формуляра във файла. IRS изисква да направите официално искане за W-9, така че запазете копие от това писмо.
Не W-9
Ако нямате W-9 за продавач в края на годината, все още трябва да докладвате за плащанията към IRS. Попълнете и изпратете формуляр 1099-MISC за изпълнителя и оставете номера за социално осигуряване празен. IRS ще отговори с известие, че номерът липсва, който трябва да изпратите на изпълнителя заедно с известие за резервно удържане и друго копие на W-9. Вие сте длъжни да удържате данъци от бъдещи плащания към този изпълнител - понастоящем процентът на удържане е 28% - и изпълнителят ще заплати такса от $ 50 от IRS.
