Когато трябва да обобщите голямо количество информация, една бележка или писмо е ефективен начин да го направите. Много хора намират писането трудно и вярват, че нямат речника, за да го направят. Но както казва учителят по писане Уилям Зинсер, писането просто мисли на хартия. Всичко, което трябва да направите, е да организирате мислите си, да следвате стила на избрания от вас формат и да използвате език, който е прост и ясен.
Писане на доклад в бележка
Напишете заглавие. За бележка посочете в горния ляв ъгъл кой трябва да прочете бележката (например, To: All Employees), който е написал (От: Вашето име), кой друг ще го получи (CC: Име на получателя) дата (Текуща дата) и за какво се отнася (Тема: Тема за адрес.)
Ако е писмо, започнете с дата и поздрав, като „На всички служители:“.
Помислете за вашата аудитория.Ако пишете на широка аудитория, използвайте език, който всеки ще разбере. Новите служители все още не знаят жаргона на компанията, а служителите в един отдел може да не разберат терминологията на друг.
Направете контур. Организиране на мислите ви дава възможност за ясно писане. Помислете какво ще искате да знаете и какво искате да им кажете. Подчертайте основните заключения на доклада и какво означава това за хората, които четат бележката.
Започнете със силни отварящи се изявления. Потвърдете доклада и неговите заключения. Например, "В резултат на нашето последно проучване на производителността ще направим няколко промени в нашите политики за използване на интернет."
Обяснете. Маркирайте всички данни или констатации, които подкрепят заключението. "Консултантите установиха, че служителите прекарват средно по два часа на ден проверка на електронната поща и управлението на фантастични спортни отбори." Също така, нека читателите да знаят кога ще настъпят промените.
Кажете на хората къде може да отидат за по-пълна информация (ако е подходящо). Например, "Ще обсъдим това по-нататък на седмичната ни среща на персонала в петък" или "Пълният доклад е достъпен за всички служители в PDF формат". Не подписвайте бележката; името ви е в горната част на бележката. Ако пишете писмо, използвайте вашето име, вашето пълно име или пълното си име и заглавие, в зависимост от обстоятелствата и предпочитанията ви.
Препишете и изрежете елементарно. Прочетете отново проекта и премахнете ненужните думи. Например: "Според мнението на корпорацията офисът на Скрантън трябва активно да се стреми да намали въпросите, свързани с непроизводствената дейност, като ограничи използването на ресурсите на фирмите, които не са предназначени за работа", може да бъде пренаписан, тъй като "Корпорация ни помоли да ограничим личното ползване на собствеността на компанията. ще увеличи производителността ни."
Коректура и проверка на правописа. Кажете на доверен колега да провери граматиката и тона; лошо написаното изречение може да се тълкува по начин, който никога не сте имали предвид. Също така стартирайте проверка на правописа, но внимавайте за автоматичните функции за замяна на думи. Не искате докладът ви да казва "Индонезия", когато имате предвид "Индиана".
