Ефективната бизнес комуникация е жизненоважна за успеха на вашата организация. Тя има голямо влияние върху производителността на вашата компания и производителността на служителите, както и върху крайния резултат. Като собственик на бизнес, трябва да сте в състояние ясно да комуникирате вашата визия и цели, да изграждате взаимоотношения с клиенти и потенциални партньори и да взаимодействате с екипа си.
Основи на бизнес комуникацията
Мениджърите, изпълнителните директори, ръководителите на екипи и други професионалисти трябва да се научат как да бъдат добри комуникатори, за да изпълняват своите отговорности. Независимо дали искате да продадете повече продукти, да изградите силен екип или да увеличите маркетинговите си усилия, е важно да овладеете основните елементи на бизнес комуникацията.
Ако искате да успеете, не е достатъчно да сте добър стратег или да имате брилянтни идеи. Разбира се, можете да наемете хора да общуват с клиентите си и да популяризират вашите услуги, но все пак трябва да сложите визията си в думи. Ваша е отговорността да предоставяте обратна информация на персонала си, да слушате какво имат да кажат и да обсъдите целите на компанията.
Бизнес комуникацията е за споделяне на информация между хората във и извън организацията. Тя може да приеме много форми, като формална и неформална комуникация, вътрешна и външна комуникация, правна комуникация, странична или хоризонтална комуникация и др. Мислете за това като за двупосочен канал за предаване на инструкции, идеи, мнения, доклади и т.н.
За да бъде ефективна комуникацията, тя трябва да бъде реципрочна. Трябва да говорите ясно и да слушате внимателно. Също така се уверете, че разбирате основите на бизнес комуникацията, които са:
- структура
- приложимост
- съгласуваност
- яснота
- Новост и предимство
- среда
Преди всичко, вашето съобщение трябва да бъде добре структурирано и да има отвор, тяло и затваряне. Независимо дали изпращате имейли, провеждате телефонни обаждания или представяте проект, имайте предвид тези структурни елементи. Започнете с кратко въведение в съобщението си, за да дадете възможност на публиката да знае какво да очаква. Например, можете да кажете нещо подобно: "Днес ще обсъдим нашата маркетингова стратегия за следващото тримесечие." След това представете своите идеи в детайли. В зависимост от контекста може да се наложи да подкрепите изявленията си с факти и цифри. Затворете съобщението си с кратко заключение, което очертава ключовите моменти, които сте обсъдили.
Уверете се, че съобщението ви е ясно и подходящо за целевата аудитория. Представете си, че се опитвате да обясните на клиента, че се нуждае от пълно преобразяване на сайта, а не от няколко незначителни промени. Може да се изкушите да обсъдите уеб дизайна, оптимизацията за търсещи машини, степента на отпадане и други технически аспекти, но не го правите. Клиентът може да не знае какво означават тези неща и защо са важни. Вместо това трябва да се съсредоточите върху това как цялостната редизайн на уебсайта ще бъде от полза за бизнеса му. Кажете му, че ще достигне до повече клиенти, ще повиши осведомеността за марката, ще повиши процента на задържане, ще подобри сигурността на данните и т.н.
Винаги дръжте съобщението си последователно, но се адаптирайте към аудиторията и контекста. Ако постоянно променяте мнението си, рискувате да загубите доверието си.
Едно е да кажете на служителите си да пазят данните на клиентите си и да поддържат актуализиран софтуер и друго нещо, за да има действаща политика за сигурност. Писмената комуникация улеснява изясняването на идеите и гарантира, че всички са на една и съща страница.
Също така се уверете, че съобщението ви е запомнящо се. Включете силно, ясно изявление, което подсилва вашите вярвания и се отнася до темата. Помислете за започване или прекратяване на вашето съобщение с цитат или друго мощно отваряне. Понякога хуморът също може да помогне. Независимо дали говорите с клиент или служител, дайте й нещо за запомняне.
Според психолози някои хора са по-склонни да си спомнят какво са видели или чули за последно. Това се нарича ефект на скоростта. Други са склонни да си спомнят това, което са видели или чули за първи път, което е известно като ефект на предимство. Следователно има смисъл да започнете и / или затворите вашето съобщение с мощно изявление.
Друго нещо, което трябва да се помисли, е комуникационната среда. Как смятате да предадете посланието си? Съществуват различни видове комуникационни средства, като всеки от тях има уникални характеристики. Те включват, но не се ограничават до:
- Презентации
- Доклади
- Онлайн комуникация
- Бизнес срещи
- Видео и телефонни срещи
- електронна поща
- Социална медия
- Печатни медии
- Договори и други официални писмени документи
Правни аспекти на бизнес комуникацията
Когато пишете договор или подавате правни документи, още по-важно е да комуникирате ясно. Лошата комуникация може да доведе до тежки глоби, измама, клевета, загуба на приходи и скъпи съдебни дела.
Запознайте се със законите във вашата държава или област, включително тези, свързани с рекламата. Вашите маркетингови кампании, например, трябва да бъдат честни и да спазват законите във вашата индустрия. Ако продавате хранителни добавки, може да не твърдите, че вашите продукти лекуват или предотвратяват заболявания. Също така, не можете да продавате алкохол и цигари като полезни за клиентите. Архивирайте претенциите си с твърди факти и направете необходимите оповестявания.
Двойна проверка на вашите бизнес договори и споразумения. Ако имате какво да кажете, поставете го в писмена форма. Включете раздел, който ясно дефинира термините, използвани в договора. Добавете съответните раздели, като например срока на договора и прекратяването, гаранциите, делимостта и поверителността.
Обърнете внимание и на това как общувате с персонала си. Изберете внимателно думите си. Въздържайте се от заплахи или дискриминиране на служителите. Например, ако кажете на служител, че е твърде млад, за да поеме конкретен проект, може да ви бъде обвинен в дискриминация на възраст. Мениджър, който дразни служителите с увреждания, може да бъде обвинен в дискриминация с увреждания, дори ако поведението му не е имало за цел да навреди на въпросното лице.
Защо бизнес комуникацията е важна?
Знаейки ключовите аспекти на комуникацията, не е трудно да разберем защо е толкова важно. Ефективната комуникация може да укрепи отношенията ви с клиенти, служители и бизнес партньори, като същевременно гарантира спазването на закона. Освен това, той може да ви даде конкурентно предимство и да ви помогне да извлечете максимума от вашите маркетингови усилия.
Значението на външната комуникация в една организация не трябва да се подценява. Като мениджър или собственик на бизнес, трябва да сте в състояние да предадете посланието си на целевата аудитория, както и на инвеститорите, акционерите, доставчиците и потенциалните партньори. Събития на живо, например, ви дават възможност да привлечете вниманието на вашите перспективи или да осигурите финансиране за вашия малък бизнес. Една добре обмислена реч или привлекателна продуктова презентация могат да повишат Вашата репутация и да генерират продажби. Интервюта и прессъобщения ви позволяват да информирате клиентите и инвеститорите за последните си проекти. Например, може да искате да говорите за новото си сътрудничество с марка или за нова линия от продукти, които ще нарушат индустрията. Ако комуникирате ясно и постигнете реална стойност, ще генерирате бръмча около марката си.
Вътрешната комуникация също е от съществено значение. Почти половината от служителите рядко или никога не напускат среща, знаейки какво да правят. Всъщност 21% от професионалистите нямат официален план за вътрешна комуникация. Ако не успеете ясно да посочите целта и целите на дадена среща, можете да създадете объркване и конфликти на работното място.
Лидерите, които са добри комуникатори, могат да повишат морала на служителите, да намалят темповете на оборота и да увеличат производителността в организацията. Те също имат по-силна връзка с екипите си и изпитват по-малко конфликти. Освен това, ефективната вътрешна комуникация гарантира, че вашите служители разбират своите роли и приноса им за растежа и успеха на компанията.
