Добре поддържаната система за архивиране позволява бързо достъп до жизненоважна информация и спестява пари на компанията, като спестява време. Предприятията, училищата, правителствените агенции и дори обикновените хора използват системите за картотекиране, за да поддържат дейността си организирана. Изберете между четири различни вида системи за архивиране за вашия офис. Всяка от тях предлага своите предимства и недостатъци.
Система за регистриране по азбучен ред
В азбучната система за архивиране подредете записите по име - или името на лицето, фирмата или субекта - в съответствие с буквите на азбуката. Използвайте тази система за архивиране по два различни метода. Тематичната система за регистриране на азбуки, известна още като система от речници, записва отделни записи по азбучен ред. Тези системи за архивиране работят добре, когато съхраняват малък брой записи, по-малко от 5000 файла, според Ancom, компания за регистрация.
Тази система се оказва проблематична, когато имате много клиенти или клиенти, които споделят едно и също име. Използвайте географска система, наричана също енциклопедия или класифицирана система, за да организирате по-големи обеми от записи. В тази система групирайте темите заедно в широки категории въз основа на местоположение, като град, окръг или държава. Категориите и файловете във всяка категория са подредени по азбучен ред.
Система за цифрово подаване
Когато използвате цифрова система за подаване на данни, присвойте номера на всеки файл и подредете номерата в последователен ред. Файловете за хора със същото име няма да имат дублиращи се заглавия, както с азбучната система. Тази система също предлага по-добра конфиденциалност на файловете, тъй като на файловете не се показват имена и работят добре при работа с голям обем файлове. Вместо да присвоите файлове на номер, използвайте хронологичната система, която поставя файловете в ред според датата.
Система за архивиране на терминални цифри
Когато използвате подаването на цифри от крайната точка, задайте номера на файловете в последователен ред, но ги запишете според последните две цифри. Ancom дава примери за намиране на файл с номер 17234. Първо отидете в раздел 34 на системата за регистрация, след това потърсете 72 зоната на тази секция и най-накрая потърсете файл 1. Тази система работи добре, когато съхранява повече от 10,000 файла.
Буквено-цифрова система за архивиране
Използвайте букви и цифри, за да организирате файловете в буквено-цифровата система за регистриране. Например, използвайте две букви, за да обозначите състоянието, в което живее клиентът, последвано от номер, за да обозначите номера му. Това позволява по-лесно пресортиране, когато се налага да извадите голямо количество файлове от едно и също място.
