Административният персонал никога не получава славата или славата, но без тях работните места са обречени на неефективност и стагнация. Качествените администратори правят разликата в ефективността на работата на другите. Те осигуряват подкрепа и се противопоставят на безкрайния поток от задкулисни задачи, които правят всяка компания да функционира.
Какво е административен асистент?
Административните сътрудници изпълняват различни роли в настройките на офиса. Работните им места могат да преминат в категорията на личния асистент, ако са посветени на един ръководител, или могат да бъдат ключът към успешното, бръмчене на малък офис, където те сами се справят с обаждания, документи и други задачи в подкрепа на цялата работна сила.
Повечето работни места за административни асистенти водят до обработка на електронна поща, набиране на телефонни обаждания или извършване на обаждания към клиенти и други служители, спорове по документи и управление на системите за подаване. Често те ще участват в наемането на нови служители. Те могат да управляват сроковете за офиса или висшите ръководители, да правят срещи и да поддържат календари. Те често ще се справят с редовно планираните срещи за поддръжка, като например осигуряването на водоснабдителната компания да изчисти охладителя за вода и други рутинни задачи.
Крайните подробности за административен асистент зависят от компанията и хората, за които работят. Ако работят в счетоводна служба, може да им е необходимо познаване на счетоводните процедури. Ако те са в телевизионна пост-продуцентска компания, ще трябва да знаят жаргон на филмова и телевизионна продукция. За рекламна компания те ще трябва да имат основни познания за рекламите и да се занимават с рекламни послания и клиенти.
Административният асистент може да бъде чудесен начин да се направи преглед на това какво прави фирмата и е възможно да се работи по друг начин или да се почувства какви роли са най-подходящи за тях. От друга страна, има кариерни административни асистенти, които обичат разнообразните предложения и бързи темпове, които работата им носи към дните си.
Какви са задачите на административните асистенти?
Възможно е да получите голяма административна помощна работа само със степен на средно образование, но някои колеж помага, особено за работни места под ръководни кадри. По-важни са уменията, специфични за длъжността, като например добрата комуникация както в писмена форма, така и по време на говорене, тъй като става въпрос за толкова много имейли и работа с телефона. Често администраторите трябва да имат добър такт и дипломация, тъй като ще трябва да се справят с разгневени клиенти или да бъдат неутрална страна между персонала в офиса си. Но всичките им комуникативни умения ще бъдат спорни, ако не са добри слушатели с глава за подробности.
Компютърните умения са задължителни, включително да знаете как да използвате програми като Microsoft Word, Excel и Outlook. Въвеждането на данни може да е задължителна задача и възможността за бързо овладяване на всички програми, които компанията използва, като например управление на бази данни или приложения за екипно сътрудничество, ще помогне на администратора да успее да изпълни ролята си.
Разбирането на всички аспекти на пощенските пратки обикновено е необходимо и може да доведе до познаване на начина, по който се използва USPS за обработка на ежедневната поща и работата на пощенските машини, но и познаването на куриерски системи като FedEx, UPS и дори как да призове местни куриери за велосипеди.
По-малко славните административни задължения включват поддържането на добре снабдяване на офиса. От хартия до мастило и писалки за принтер, тези неща представляват основата на доставката на добре функционираща служба и това е домейнът на администратора. Също така се занимава с поддръжката и поддръжката на офис оборудване като копирни машини, компютри и др. Няма да е необходимо те да оправят тези неща, но малко решаване на проблемите отива далеч, а през останалото време те могат да се обадят в ИТ отдела или да потърсят помощ за ремонт на хора.
Какви качества се нуждаят административният персонал?
Наличието на професионално поведение и външен вид, които приличат на имиджа на компанията, върви дълъг път в тази работа, тъй като административните асистенти често са „лицевата страна“ на компанията или първото впечатление, което човек получава от изпълнителната власт, тъй като те работят на тези бюра.
Да бъдеш организиран е от решаващо значение. Управление на всички тези графици, връщане на обаждания, издаване на бележки, актуализиране на електронни таблици, поддържане на системата за подаване на документи - всички те изискват добри организационни умения и способност да се поддържат на върха на много неща постоянно. Свързани, разбира се, са уменията за управление на времето, защото сроковете са постоянни и ако договорът е изпратен твърде късно или обаждането не се връща незабавно, това може да доведе до колапс на безценни бизнес сделки.
Да бъдеш отличен в работата в екип е от решаващо значение, тъй като това е ролята на персонала за поддръжка, но така е и работата сама. Оставането на върха на проектите и самостоятелното стартиране е от съществено значение и това е задължително в оживена среда с постоянни прекъсвания. Дните са пълни с обаждания, хора, нуждаещи се от помощ, и изскачащи задачи, които изискват незабавни решения, но все още има проекти, които все още се нуждаят от завършване, а персоналът на администрацията трябва да постигне отлични резултати и в двете.
Какви умения са ценни?
Освен стандартните ежедневни умения, необходими за успешна кариера в административната поддръжка, има и много други умения, които могат да отделят една от пакета и да им дадат предимство в по-високоплатените, по-неуловими административни задачи.
Да бъдеш двуезичен или многоезичен е фантастично умение да имаш. Знаейки испански, немски, китайски, индийски или други езици, обичайни в националния или международния бизнес, могат да направят администратор изключително ценен и тези роли често плащат по-високо.
Някои други потенциално ценни умения включват познаване на социалните медии, основни познания в областта на счетоводството, умения за писане на доклади и анализиране на данни и познаване на законите и договорите.
В крайна сметка, административните асистенти трябва да търсят работа в области от кариера, които ги интересуват. Някой, който обича закона, трябва да работи в адвокатска кантора, защото ще трябва да научат малко за професията, за да изпълняват ефективно там. Също така, човек, който не обича лекарството, не трябва да се стреми да работи в кабинет на лекар. Колкото повече човек знае за бизнеса, провеждан на работното място, толкова по-ценно става като асистент и по-високите им шансове ще бъдат насърчени.
Какво събират административните асистенти?
Работните места в административния асистент се различават значително, а компенсациите се увеличават в зависимост от обхвата на техните отговорности, техния опит и старшинството на онези, които подпомагат. Така че, административен асистент за малък офис ще печели по-малко от едно за високо печеливша, динамична дивизия на рекламна къща, и двамата ще печелят по-малко от един административен служител, който работи изключително за главен изпълнителен директор.
Според Indeed.com, при осредняване на заплатите, предлагани в обявите за работни места за октомври 2018 г., на администраторските асистенти от първоначалното ниво са получени $13.05 на час или приблизително $28,000 годишно. От друга страна, Salary.com съобщава, че опитен младши административен асистент печели средно $40,588, към септември 2018 г. Същият сайт отчита средната заплата за административния помощник на главния изпълнителен директор като $77,913, но най - високите заплати, включително пакети от обезщетения, бяха толкова високи, колкото $95,219.
Бъдещето на административните асистенти
Технологиите се променят бързо, което прави живота ни по-продуктивен, организиран и динамичен от всякога. Човек може да мисли, че това заплашва работата по администрирането на бъдещето, но това не е така. Всъщност в някои отношения това им дава още повече възможности.
Днес “виртуалните асистенти” са нарастваща кариера. Способността да се работи дистанционно и да се осъществява контакт по телефона и видео с техните работодатели дава възможност на асистентите да работят за хора по целия свят. Това е все по-голяма възможност за кариера за тези, които искат да работят в страната или в чужбина. Някои ДД работят директно за компаниите, някои са наети от трети страни и много от тях са самостоятелно заети лица и работят на непълно работно време за двама или повече работодатели на седмица. Да бъдеш успешен ВА изисква още повече самостоятелно стартиране и усърдие, защото работата от разстояние означава да се налага да останеш подвижен на собственото си.
В традиционните офиси също административните сътрудници нямат какво да се страхуват - работата им ще продължи да бъде ключова за успеха на всяко работно място. Това, което може да се промени, е нивото на компютърно майсторство, което се очаква да има, тъй като автоматизацията и цифровата надеждност продължават да се увеличават, така че тези, които остават на тенденциите и технологиите, ще имат предимство пред своите колеги.
