Системата за номериране на политиките и процедурите помага на потребителите при навигирането чрез хартиено или онлайн ръководство. Стандартизираната система осигурява логическа организация и гарантира, че потребителят може да намери информация, без да се налага да сканира всяка страница и заглавие. Организацията на отделите и цифровата или буквено-цифровата система за номериране са прости, но ефективни начини да се гарантира, че дадена политика или процедура може да има само едно възможно място в ръководството.
Оформление на правилата и номериране на страници
Организирайте политиките по азбучен ред, включително като отделна глава, и пребройте всяка глава, като използвате номер на съединение, например 1.0 и 2.0. Например, ако политиката на отдел „Човешки ресурси“ заема глава пета, използвайте „5.0 - Човешки ресурси“ като заглавие на главата. Броят на страниците във всяка глава в последователна последователност, а не в последователност от началото до края на ръководството.
Номериране за процедури
Създаване на номера за процедури чрез добавяне на номера на глави. Например, ако „5.0 - Човешки ресурси“ включва шест процедури, те се изброяват от 5.1 до 5.6 и включват името на всяка процедура. Използвайте отстъп, малки букви и малки букви, за да идентифицирате стъпки и под-стъпки в рамките на всяка процедура. Например, ако процедурите за прекратяване заемат позиция 5.2, използвайте буквите „a, b и c“, за да идентифицирате стъпките при прекратяване на служител. Ако някоя от тези стъпки включва под-стъпки, идентифицирайте ги, като използвате малки букви, като „i, ii, iii.“
Съображения за системата за номериране
Въпреки че една добра система за номериране позволява преразглеждане, тя не е напълно сигурна по отношение на допълненията. Ако е възможно, съберете ръководството и създайте системата за номериране само след като завършите създаването на всички необходими политики и процедури. В противен случай ще трябва да добавите нови правила в края на ръководството или да пренасочите всичко, за да запазите азбучния ред.
