В света на счетоводството, транзакциите за приходи и разходи се записват с помощта на специфичен процес, създаден за проследяване и класифициране на всяка транзакция, за по-лесно изземване в по-късен момент. Счетоводителите записват транзакциите непрекъснато и всеки месец трябва да могат да сортират и класифицират тези данни във формат, който създава набор от финансови отчети, включително отчет за приходите и баланса на компанията. Всяка част от дадена финансова транзакция се записва в сметки, които използват идентификатори, наречени кодове на главната книга.
Съвети
-
Компаниите често използват кодовете на главната книга (GL), за да класифицират счетоводните данни по няколко различни начина. Тези кодове позволяват на дружеството да сортира данните за транзакциите, така че да може да изготвя няколко различни счетоводни отчети и предоставя възможност за анализиране на счетоводните операции на компанията по различни полезни начини.
Какво е GL код?
Компаниите често използват кодовете на главната книга (GL), за да класифицират счетоводните данни по няколко различни начина. Кодовете могат да варират от прост трицифрен низ до код с няколко части, като всеки от тях определя класификатор, като допълнителен номер, бизнес единица, отдел или друга категоризация.
Тези кодове позволяват на дружеството да сортира данните за транзакциите, така че да може да изготвя няколко различни счетоводни отчети и предоставя възможност за анализиране на счетоводните операции на компанията по различни полезни начини.
Тези сметки за GL кодовете се създават в определен ред, определен от принципа на двустранното счетоводство. Кодовете на GL се подреждат от активи като парични средства, вземания, материални запаси и оборудване, до пасиви и собствен капитал. Броят на сметките в този раздел може да достигне до пет, или до 100 или повече, в зависимост от сложността на компанията.
Списъкът със сметки на GL включва също сметките, които съставляват отчета за доходите, от сметките за приходи и други доходи, до сметките за оперативни разходи и извън оперативните разходи, като например разходите за лихви.
Главната книга
Главната книга на дружеството действа като основен запис за всички финансови транзакции. GL може да включва под-книги, например за водене на записи по бизнес единици, които се обединяват в главната книга. Цялата тази информация става основа за финансовите отчети на компанията.
GL съхранява подробностите за всяка счетоводна сделка. Тази информация е полезна, когато няколко години по-късно, един счетоводител трябва да си спомни защо компанията е изразходвала необичайно голяма сума пари за офис консумативи един месец, или компанията плаща два пъти по сметката си по погрешка и трябва да се запознае с данните за плащането. разреши проблема. Счетоводителите често правят бележки в компютърната система, когато извършват транзакции с дневник до GL за бъдещи справки.
Какви са записите в главната книга?
Вписванията в Главната книга са записани транзакции, които компанията прави, които включват пари. Тези транзакции обикновено се правят първо в счетоводното списание и тази информация се обобщава и публикува в главната книга.
Например, когато дадена компания купува офис консумативи, тя записва изходящите парични средства, като записва в дневника си за баланса, вписва се в дебитен дневник, за да увеличи сметката си за офис доставки и запис на дебитния си дневник в офисната си сметка, които ще се показват в отчета за доходите.
След приключване на тези счетоводни записи, счетоводителят ги публикува в главната книга, за да завърши процеса на вписване. Много компютъризирани счетоводни системи поддържат процеса на вписване в дневника прозрачен, така че изглежда, че всички транзакции се извършват директно в главната книга.
Счетоводен график
Отчетите на ГС се придържат към конкретна поръчка и структура, наречена сметкоплан, която дава възможност за проверка на някои видове грешки и изготвяне на последователни и подредени финансови отчети. Компаниите обикновено използват двустранно счетоводно отчитане при записването в главната книга и трябва да използват дебити по сметки и кредити, за да записват всяко вписване.
Главният списък на кодовете на сметките за главници или сметкоплан изброява всички сметки на баланса, а след това всички сметки за отчета за доходите. След това счетоводителите могат да изготвят отчет, наречен пробен баланс, който показва всеки акаунт на GL и съответстващия му баланс. Тъй като всяка транзакция трябва да има поне един дебитен и кредитен запис, които директно се компенсират взаимно, докладът за пробен баланс трябва да покаже, че сумата на всички сметки е равна на нула. Ако това не е така, дебит или кредит може да липсват или да не са записани.
