Едно изобретение, което играе важна роля в бизнес операциите, е текстообработващата програма. Първоначално пуснат през 1800 г. под формата на пишеща машина, днешният компютърен софтуер за текстообработка върши работата на файловия кабинет, пишещата машина и мастило в комбинация. Заедно с безбройните възможности, лесната употреба и достъпността го правят разумна бизнес инвестиция.
Улеснява създаването на шаблони
В офисната обстановка най-често използваните документи често се персонализират, за да отговарят на индивидуалните сценарии. Това обикновено се прави чрез създаване на шаблони с помощта на софтуер за текстообработка като MS Word или Pages.
Шаблонът е документ, създаден като отправна точка за бъдещи документи. Наред с гъвкавостта при добавяне и премахване на данни, шаблоните предлагат на потребителите възможност да редактират и отпечатват няколко копия на важни бизнес писма, всички с различна ключова информация.
Прави по-лесно запазването и защитата на документи
Функцията "запишете" или "запишете като", предлагана от документите за текстообработка, позволява на потребителите да дават на запомнящите се имена в рамките на едно и също място или на различни места. Когато документите се съхраняват на защитен компютър, информацията за клиента е защитена и лесна за извличане по всяко време.
Функцията за защита с парола, достъпна в отворени документи, предотвратява неразрешени промени в важни документи. Това може да се окаже полезно, ако няколко лица разчитат на информацията в тези документи, за да изпълняват работата си (например, лицата, обработващи искове за медицинска застраховка, които плащат вземания съгласно договорни споразумения с лекари).
Спестява време и околна среда
Когато софтуерните функции за текстообработка се използват заедно с добри организационни умения, това спестява време на потребителите. Вместо да се харчи време за сортиране и търсене на погрешно затворени документи, използването на функцията за търсене на компютъра прави намирането на файлове просто.
Освен това, текстообработката облагодетелства околната среда чрез намаляване на количеството документи, необходими за изпълнение на ежедневните задачи (например архивиране, изпращане на писма, изпращане на дневен ред за срещи). Чрез изпращане на документи чрез защитена електронна поща, разходите за пощенски разходи и отпадъци от хартия се намаляват значително.
