Главна книга е файл или книга, в която фирмата записва всички свои финансови транзакции. В началото на всяка фискална година се стартира нова главна книга с начален баланс. През тази година счетоводителят или счетоводителят ще вписва всяка сделка, разделена на сметки. Обикновено се прави с кодове на акаунти, предоставени от бизнеса. Главната книга не само помага на бизнес пътя, където парите са отишли, но също така помага да се прогнозира какво ще е необходимо през следващата фискална година.
В първата клетка на електронната таблица или в горното ляво пространство на хартията, въведете „G / L Code“. Това е мястото, където ще бъдат въведени кодове на сметки за главната книга. Всеки код на акаунт се присвоява на конкретен отдел или категория, като офис консумативи, пощенски услуги или правни услуги.
Във втората клетка на електронната таблица или второто място в първия ред на дневника въведете „Дата на фактурата“. В тази графа отговорното лице ще въведе датата на кредита или дебита. Въведете "Номер на фактурата" в следната клетка.
В следващите три клетки или интервали въведете "Запитване от", "Количество на чека" и "Платено за". Лицето, отговорно за поддръжката на главната книга, ще влезе кой е поискал чек, за колко и за кого е съставен. В следващата клетка или пространство въведете "Цел", за да се даде възможност за подробно описание на разходите.
В крайното пространство на клетката или книгата в първия ред въведете „Баланс“. Въведете началния баланс за фискалната година в първата клетка на тази колона под заглавието.
Въведете формула за автоматично вмъкване на оставащото салдо в графата "Баланс", ако използвате програма за електронни таблици като Microsoft Excel. Синтаксисът на тази формула ще бъде "= Last Balance - Сума на чека." Ако използвате хартиен регистър, балансът ще трябва да се изчисли ръчно.
Съвети
-
Ако фирмата използва няколко под-сметки под един код на ГК, като например кодове за офис консумативи, таксувани за конкретни отдели, използвайте различни раздели или страници на счетоводния лист за всеки отдел, като използвате баланса на всеки отделен бюджет.
