Системата за инвентаризация е стратегия за проследяване на запасите, които един бизнес има. Тъй като повечето компании използват и продават своите запаси ежедневно, системите за инвентаризация трябва редовно да се актуализират. Системите за инвентаризация могат да бъдат ръчни или компютъризирани. Техният успех и полезност зависи от способността им да наблюдават доставките по начини, които правят операциите на компанията по-печеливши и по-малко стресиращи.
Проследяване на входящия инвентар
Системата за инвентаризация разчита на задълбочен и точен процес за проследяване на доставките, докато ги получавате. Доставките често се съхраняват в склад или склад първоначално, преди да бъдат складирани в магазин за дребно или да се използват за попълване на клиентски поръчки. Системата за инвентаризация трябва да проследява продукта, тъй като фирмата ви я получава и добавя количеството нов продукт към сумата, която имате. Някои компютърни системи правят това автоматично. Тяхната точност зависи от задълбочеността на съгласуването на сумата, която сте поръчали, със сумата, която се доставя, когато има несъответствия.
Проследяващ запас на ръка
Проследяването на наличните запаси изисква поддържане на текущи записи за това, което Вашата компания е оставила от предишните поръчки, както и колко добавя към този запас чрез входящи поръчки и колко изразходва запасите си чрез продажби и свиване. Успешната система за инвентаризация ще събере тази информация, използвайки записи, като фактури за доставка и разписки за продажби, както и ще провери точността им чрез визуално отчитане на доставките на ръка. Да се изследват несъответствията между тези две групи номера, за да се идентифицират слабостите в системата.
Проследяване на свиването
Свиването е процес на загуба на инвентаризация поради обстоятелства, различни от продажбите или използването в рутинен производствен процес. Кражбите на служителите причиняват свиване, както и отпадъците и счупването. Фирмите, които работят с нетрайни храни, имат по-висок процент на свиване, отколкото предприятията, които се занимават с продукти, които продължават. Свиването се дължи на голяма част от неизбежното несъответствие между размера на инвентара, който вашата компания трябва да има въз основа на фактурите и документацията за продажбите, както и сумата, която действително има. Проследяването на свиването ви позволява да идентифицирате и решите проблемите на загубата на полезен запас при неустойчива норма.
Поставяне на поръчки
Системата за инвентаризация трябва да предоставя голяма част от информацията, от която се нуждае вашата компания, за да поставя поръчки и да попълва доставките на ръка. Ако вашите записи от инвентара ви покажат, че сте имали 30 джаджи, а сте продали 20 за седмица и още две са счупени, тази информация ви помага да решите да поръчате още 22 джаджи, ако приемете, че искате да започнете всяка седмица с 30 джунджурии на ръка.
