Поздравът от бизнес писмото е нещо, което читателят ще види, преди да прочете останалата част от писмото. Лошо написаният поздрав може да обиди читателя и да постави лош тон за останалата част от писмото. Обикновено трябва да вземете формален и уважителен подход, когато изготвяте поздрава за бизнес писмо. Ако не сте сигурни, винаги е подходящо да се обърнете към някого по собствено име и фамилно име. Възможно е обаче да има случаи, когато първите имена могат да се използват в бизнес писма.
Правило на палеца
Като цяло, хората се обръщат към името и фамилията в бизнес кореспонденцията. Това е най-официалният и традиционен начин за адресиране на бизнес писмо, включително бизнес писма по имейл. Въпреки това е приемливо да се използва първо име в някои случаи. Без значение как избирате да се обърнете към лице в бизнес писмото, двоеточие обикновено се използва след всяко поздравление.
фамилиарност
Ако сте на първо име с лицето, на което се обръщате с писмото, обикновено е приемливо да се обърнете към лицето с неговото име и в писмото ви. Освен това, можете да вземете сигнали от предишна кореспонденция от бизнес контакта, за да разберете дали можете да използвате първо име. Например, приемливо е да се обърнете към лице по собствено име в служебните писма, ако той е изпратил кореспонденция до вас и е подписал името му. Това е индикация, че можете да използвате по-неформален подход.
Неясни имена
Когато пишете на някого, когото никога не сте срещали и първото име е двусмислено, като Пат, Лесли или Крис, можете да се обърнете към служебното писмо по име и фамилия, за да избегнете неправилно използване на специфично за пола заглавие. Могат да се използват и други неутрални по отношение на пола поздрави, които избягват цялото име, като например „За кого може да се отнася” или „Уважаеми господине или госпожо”.
Кога да не използвате първо имена
Търговското писмо, което е официално или юридически по своята същност, трябва винаги да бъде адресирано към заглавието и фамилията, независимо от познаването на читателя. Когато се обръща към жените, писателят никога не трябва да приема семейно положение; неутралния термин "г-жа" трябва да се използва, освен ако жената изрично не подразбира, че предпочита "г-жа". като я използвате в собствената си бизнес кореспонденция или като ви разказват. Ако лицето има професионално звание, като "Д-р", винаги е най-добре да използвате това заглавие.
