Идентификационните значки могат да увеличат сигурността за участниците на големи събития или служители в по-голяма компания. Ако трябва да създадете много значки едновременно за дадено събитие или ако редовно отпечатвате отделни значки за нови служители, направете работата си по-лесна, като използвате шаблон за значки. Добавете необходимата информация към значките, добавете отделни снимки и след това отпечатайте значките на листа с етикети.
Създаване на шаблон
Намерете шаблона за етикети за етикетите, които ще използвате. Например, ако използвате етикети за идентификация на контрол на достъпа от Avery, отидете на неговия сайт и изтеглете шаблона за този етикет. Отворете шаблона в Word и кликнете върху „Активиране на редактирането“. Можете също така да създадете таблица в Word и да я запазите като шаблон, ако не можете да намерите такъв за вашите значки. Ако направите това, отпечатайте таблицата с нейните линии на мрежата и я поставете върху листата си, за да се уверите, че оформленията съответстват.
Импортиране на информация
Ако информацията за присъстващите или служителите ви се съдържа в програма за електронни таблици, като например Excel, можете да импортирате информацията, необходима за значката, с помощта на обединяването чрез поща. Стартирайте циркулярно писмо от раздела Поща. Изберете доставчика на етикета и след това номера на шаблона на етикета от списъка. За да видите очертанията на етикета, кликнете върху раздела „Етикет“ и „Преглед на мрежовите линии“. Изберете получателите на циркулярния си файл, след което поставете полетата за обединяване, които искате да използвате в значките, като име, фамилия и идентификационен номер на служителя. Кликнете върху „Актуализиране на етикетите“, за да добавите полетата за сливане към всяка значка, след което кликнете върху „Преглед на резултатите“, за да попълните полетата.
Форматиране на значката
За да направите значката по-визуално привлекателна и да увеличите нейната полезност като устройство за сигурност, форматирайте името на човека в голям, удебелен шрифт. Направете промените във форматирането в първия етикет и кликнете върху „Актуализиране на етикетите“, за да ги приложите към всички значки. Добавете фирмена марка към значката, като поставите логото на фирмата в дъното. Когато поставите логото, променете оформлението на "Горен и Долен", поставете логото, където искате, и актуализирайте значките. Уверете се, че цялата информация се вписва в значките, без да изглеждате прекалено натоварени или смачкани заедно. Значките трябва да се четат лесно с един поглед.
Поставяне на снимките на хората
Снимките на хората трябва да се поставят един по един, а етикетите не могат да се актуализират в насипно състояние след започване на този процес. Кликнете върху етикет, вмъкнете снимка, променете оформлението й, преоразмерете го и го поставете в горния ляв ъгъл или по горната среда на значката. Уверете се, че картината е достатъчно голяма, за да се вижда от няколко крачки.
