Като работодател, вие сте отговорни за изпращането на данъчни декларации W-2 на всеки служител до 31 януари. Поддържането на вашите копия W-2 в продължение на няколко години предпазва от твърдения, че не сте ги изпратили навреме и служат като защита на одит.
Изисквания за водене на отчетност
Службата за вътрешни приходи може да извърши одит на данъчната декларация на малък бизнес за срок до три години след подаване на заявката, съгласно правен уебсайт Nolo. IRS насърчава собствениците на предприятия да запазят всички данъчни документи, включително W-2s, най-малко четири години след подаването. Ноло предлага още по-консервативно предложение за съхраняване на записи поне шест години след подаването.
Причини за задържане
В допълнение към използването на W-2 изявления като документация в одит, искате да ги задържите в случай, че служителите твърдят, че не са получили копие. Служителите трябва да се свържат с вас, ако не получат W-2 в рамките на две седмици от крайния срок 31 януари. В този момент може да се наложи да изпратите друго копие. Също така трябва да съхранявате копия от вашите бизнес данъчни заявки, включително декларации, за които сте докладвали доходите на служителите, за най-малко шест години.
