Когато управлявате бизнес, важно е да имате ясно разбиране за баланса на фирмата си. Предплатената застраховка, например, ще бъде включена в активите. Тя представлява застрахователните премии, които са платени предварително. Тъй като разходите за покритие са разпределени в продължение на няколко години, това може да доведе до объркване. Поради тази причина много счетоводители използват работни листове, за да следят тези числа и да предотвратят всякакви грешки в баланса на предплатените разходи.
Какво представлява предплатената застраховка?
Някои компании избират авансово да плащат застрахователни премии, например за следващата година. Собствениците на фирми често избират тази опция, защото им позволява да реализират спестявания. Същото важи и за повечето предплатени разходи, като например наем. Например, ако предварително плащате наем за офиса си, можете да получите отстъпка или да получите право на допълнителни бизнес удръжки.
Когато застраховката е предплатена, сумата обикновено се записва в баланса на дружеството. В този случай вашият счетоводител ще създаде предплатено записване в дневника за наем, което включва:
- Предплатена сметка за наем (като дебит)
- Парични средства (като кредит)
Първоначално предплатеният наем или застраховка се записват като актив. С изтичането си той ще бъде записан като разход.
Как работи предварителното счетоводно отчитане
Предплатената застраховка се отчита като текущ актив, тъй като няма да бъде изразходвана до бъдещ период. Ако сте платили няколко години по-рано, това се счита за дългосрочен актив. Тъй като покритието е "консумирано" всеки месец или всеки отчетен период, то постепенно ще бъде преместено в записа в дневника на предплатените разходи. По принцип, той вече няма да се счита за актив, а за разход.
Повечето счетоводители предпочитат да не записват малки разходи в баланса на предплатените разходи, тъй като те са трудни за проследяване във времето. Вместо това те начисляват остатъчни средства, след като достигнат определено минимално ниво или в края на всеки отчетен период.
Записване в баланс
Тъй като предплатените разходи все още не са направени, те се отчитат като активи. Вашият счетоводител ще създаде коригиращ запис за тези разходи, за да ги премести от раздела „Активи“ в „Разходи“. Предварително платени застраховки и предплатен наем, например, попадат в тази категория.
Можете също така да заплатите предварително за електричество или офис материали и да ги запишете като активи. Когато използвате тези услуги, трябва да ги прехвърлите в баланса на разходите за предплатени разходи. Финансовите отчети на вашата компания няма да бъдат повлияни от първоначалното счетоводно записване за предплатени разходи.
Пример за предплатена застраховка
Widgets на Уилсън работят 10 души. Тяхната застрахователна компания им дава отстъпка за предплащане на премиите. Плати рано и цената е $ 1000 / година. Това им спестява $ 300 на служител годишно, така че Уилсън плаща $ 10,000 сметката всяка фискална година. В началото на годината Уилсън регистрира $ 10,000 като текущ актив. Всеки месец той премества $ 834, или 1/12 от общата сума, в записа в дневника за предплатени разходи и премахва същата сума от текущата колона с активи.
