Писмата за намерения са официални документи, които са част от предложението и правния договор. Те излагат основните детайли на бизнес сделка или изследователско предложение с намерението всички заинтересовани страни да бъдат наясно с ключовите моменти. Поради тяхното естество тези писма имат определена структура; затова е важно да знаете как да форматирате писмо за намерение.
Отворете нов файл във вашия софтуер за текстообработка. Въведете вашето име и адрес на първите три до четири реда на документа. Оставете празен ред и въведете името и адреса на получателя на писмото. Оставете друг празен ред и въведете датата. Добавете още две празни редове. Започнете съответното писмо, като го адресирате до получателя по име; като „Скъпи г-н Джоунс“.
Започнете първия параграф, като обясните защо пишете. Ако това е бизнес писмо, споменете предишните сделки с компанията, които са ви довели до предварителните споразумения, които сте сключили досега. Ако това е писмо за намерение за колежа или университета, накратко обяснете предисторията и пълномощията си; квалификация и опит.
Започнете нов параграф. Посочете вашето предложение, включително съответните подробности за всички договорени аспекти на проекта. Това може да отнеме два или повече параграфа, в зависимост от сложността на проекта. За бизнеса, не забравяйте да изложите на обикновен език всеки аспект на проекта; от ценообразуването до планираното завършване или датите на доставка. За изследователски предложения обяснете каква е целта на изследването и как тя ще бъде постигната.
Добавете последния параграф. В бизнес писмо за намерение, този параграф е за определяне на всички специализирани термини, използвани в очертанията на проекта, и подробно описание на всяка допълнителна уместна информация, като например договорен краен срок за определяне на окончателните условия. За изследователски писма, добавете всякаква допълнителна релевантна информация към предложението, като например името на всеки преподавател или ментор, който вече сте подготвили.
Напишете заключителна линия, която изисква отговор на вашето писмо за намерение. Добавете линия за подписване, например „С уважение“. Оставете три до четири празни реда, в които можете да подпишете името си, когато буквата е отпечатана. Напишете името си, квалификациите си (ако е необходимо). Ако пишете бизнес писмо за намерение, добавете позицията си в компанията под името си. Запазете копие от писмото за вашите записи.
Съвети
-
Тъй като получателите на тези писма за намерения са склонни да получат много такива писма, както и да се занимават с друг бизнес, от съществено значение е да останете кратки. Трябва да включите само онези детайли, които са от значение за проекта и дори тогава да включват само подробности, които вече са договорени. Всичко останало може да изчака последващите дискусии.
Внимание
Писмата за намерения съществуват в рамките на мъглявото правно пространство между оферти и действителни договори. Тъй като те са декларация за това, къде са достигнали преговорите, а не документ, описващ задължително споразумение, дали някое от условията в договора е задължително за всяка от страните, ще бъде въпрос на съдилищата, ако сделката по-късно се влоши. Винаги се консултирайте с адвокат, преди да разчитате на условията на писмо за намерение.
