Системата за инвентаризация е от жизненоважно значение за контролиране на разходите за закупуване и постигане на целите на обслужването на клиентите. Докато програмата за управление на електронни инвентаризации е полезен инструмент за администриране, ключът към добрата система е в силата на процедурите, които създавате. Някои от най-критичните елементи в една добре развита система са описания на артикули, система за номериране, стандартни мерни единици и точно етикетиране на елементите.
Описания и числа на артикули
Създайте стоков списък, който включва описание и уникален номер от четири до осем знака за всеки елемент. Най-добрата практика за създаване на описание е да се започне с съществително и след това да се използват прилагателни в низходящ ред на важност, за да се опише елемента. Описания като „чаша, кафе, голямо, кафяво“, „чаша, кафе, средно, бяло“ и „чаша, кафе, малко, бяло“ са някои примери. Номерата на елементите трябва просто да идентифицират, а не да описват даден артикул. Въпреки това можете да включите няколко писма от описанието в началото на номера на артикула, за да направите търсенето по-лесно. Например, можете да използвате номера “CUC101” за идентифициране на чаша за кафе и номера “CUS101” за идентифициране на чаша сода.
Вземете решение за стандартните мерни единици
Създайте списък на одобрените мерни единици, за да изясните списъците за избор и отчетите за инвентаризациите. За повечето фирми мерките по подразбиране са единиците, в които обикновено купувате елемент. Често срещани единици са съкращения за термини като всеки, парче, крак, паунд или галон. Насоките с най-добра практика препоръчват да изберете една абревиатура и да прилагате последователно както нейния правопис, така и външния вид.
Установете имената на местоположенията
Определените местоположения могат да направят елементите по-лесни за намиране във всяко складово помещение или склад, без значение колко е голямо. Ако съхранявате елементи на повече от място, дайте на всяко място име или кодов номер, например „M“ за главния склад и „S“ за съхранение на излишък. След това разделете стаята на секции и дайте на всяко уникално име. Например, секциите могат да съответстват на номер по пътеката или бина. Завършете тази задача, като идентифицирате местонахожденията на рафтовете за конкретни артикули. Дружеството с ясна инвентаризация препоръчва да се използва система за номериране, в която най-малкият брой съответства на най-високия рафт и се спуска към пода. Например, етикет като “M-2-4” ви казва, че един елемент е на четвъртия рафт в пътеката две на главния склад.
Инвентаризация на етикета и магазина
Създайте етикет за всеки елемент от рекламните места, който съответства на създадения от вас стоков списък. Извършване на физическото инвентаризиране, когато етикетирате, съхранявате и въвеждате елемент, мерни единици и информация за местоположението в база данни с инвентаризации. Печат на събиране и получаване на документи от базата данни и използването им за актуализиране на базата данни и създаване на отчети за инвентаризации.
