Ефективното производство на висококачествени продукти с печалба и пребиваването в рамките на законовите и подзаконовите разпоредби изисква последователност в операциите. Много компании си помагат чрез въвеждане на стандартни оперативни процедури или СОП, които осигуряват стъпка по стъпка указания за прилагане на важни процедури. СОП помагат за осигуряване на точност и контрол на качеството. Те се използват в различни компании и организации, особено в правителството, производството, научните изследвания и развитието, лабораториите и академичните среди. Тъй като отделните звена в рамките на компаниите имат безброй процедури, всеки от тях се нуждае от различни СОП. Така че е полезно да предоставите на началниците на всяка единица SOP шаблон, който им дава отправна точка да пишат свои собствени процедури и ръководства за SOP. Шаблоните SOP осигуряват всички важни компоненти за всяка процедура.
Насочете писателите SOP при определяне на вида процедура, която трябва да бъде написана. Образецът трябва да им осигури лесен инструмент за вземане на решения, основан на броя на решенията, които работниците трябва да вземат за извършване на процедурите. Съветвайте, че рутинните процедури, които са кратки, изискват само работникът да направи няколко преценки и може да бъде изписан в прости стъпки. Например: направете A, след това B, след това C. Отбележете, че дългите процедури, които изискват няколко решения, могат да използват йерархичен формат на стъпките, казвайки на работника в какъв ред трябва да върви процедурата и често включват подстъпи, които трябва да бъдат изпълнени, за да завършите цялата задача. Предложете примери на графики или инфографики, за да опишете процедурите, които са сложни, дълги и изискват вземане на множество решения. Например: Да A. Ако "нормално", направете B, C и D. Ако "ненормално", повторете А, за да потвърдите и след това направете E, F и G.
Опишете гайките и болтовете на всяка процедура. Например всяка процедура трябва да има заглавие, цел, обхват и методи и отговорности за провеждане на процедурата. Насърчаване или изискване от авторите на СОП да използват единна конвенция за наименованията за процедурите за титулиране. Съветва ги да определят обхвата на процедурата, като например кой се прилага процедурата, кога и при какви обстоятелства. Можете също така да опишете кога да не се използва всяка процедура. В раздела „Методи и отговорности“ осигурете протоколи стъпка по стъпка за изпълнение на процедура. Шаблонът трябва да предоставя прости, кратки фрази с глаголи за действие.
Осигурете определения и изисквания към ресурсите. Всяка процедура трябва да има раздел, дефиниращ използваните в документа термини и изписване на всички съкращения. Освен това, той трябва да информира служителите какви документи, оборудване или друг материал трябва да извършат. Посочете всички други свързани процедури, които работодателите трябва да изпълнят предварително или трябва да знаят, за да изпълнят задачата. Не забравяйте други важни компоненти, които шаблонът трябва да има. Те включват датата на влизане в сила на процедурата и последната дата, на която процедурата е била преразгледана.
Съвети
-
В зависимост от фирмата ви, може да е важно да се определи ниво на сигурност на СОП, за да се изясни какво ниво на правомощия е необходимо за провеждане на процедурата. Използвайте шаблона, за да опишете също така условията, при които служителят може надеждно да изпълни процедурата безопасно.
Внимание
Винаги включвайте насоки относно здравето и безопасността или регулаторните нарушения, когато е уместно. Осигурете място в шаблона и използвайте методи, за да подчертаете важните предупреждения, като напр. Получерен или страничен бокс на тези съобщения. Опишете какво ще се случи, ако процедурата не се спазва или се следва неправилно, независимо дали това води до телесна повреда, загуба на живот, повреда на оборудване, дефектни продукти, глоби, съдебни спорове или закриване на бизнес.
