Как да създадете SOP шаблон

Стандартните оперативни процедури (СОП) са популярен начин за осигуряване на последователни насоки за служителите в организацията. В идеалния случай, ако вземете някой от улицата, този човек трябва да може да изпълни задачата без нищо, освен със СОП и необходимите инструменти. Ключова отправна точка на всяко портфолио на SOP е създаването на SOP шаблон за последователност. Не се нуждаете от никакъв фантастичен софтуер или умения; просто трябва да балансирате необходимите елементи и това, което искате шаблонът да изглежда.

Елементи, от които се нуждаете

компютър
Софтуер за текстообработка

Отворете нов документ за текстообработка. Запазете файла с името, което искате да използвате за шаблона на SOP и датата за контрол на версиите. Например: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".

Поставете таблица в заглавката. Броят на редовете и колоните в тази таблица зависи от вас; имайте предвид, че ще ви трябва най-малко клетка за номера на SOP, заглавието и датата на одобрение или влизане в сила на документа. Можете също да използвате клетка за номера на страницата и логото на компанията, ако желаете. Хубавото на таблицата в заглавната част е, че ще се повтаря в документа, докато добавяте страници.

Поставете голяма таблица на първата страница на документа. Тази таблица ще съдържа вашия SOP номер и заглавие на върха, последвани от клетки за подписи на ключов персонал, като автор на документа и одобряващи служители, с подписани имена, заглавия и дати. Въведете заглавия за всяка клетка, като "Заглавие на SOP" за горната клетка, "SOP Author" за следващата клетка и "QA Approval" за подходящия брой клетки.

Създайте раздели за въвеждане, отговорности, материали и оборудване (ако е приложимо) и процедура. Други раздели могат да включват речници на съкращения, термини или продукти. Тъй като това е шаблон, може да искате да включите изречение или две, описващи какво се очаква за всеки раздел, ако планирате да имате повече автори SOP.

Форматирайте секциите си. Един от най-често срещаните начини за представяне на SOP секциите е да се стартира система за надписване, номериране или комбиниране за всяка секция. Можете също да използвате куршуми и тирета. Не забравяйте обаче, че е по-лесно, когато препращате или преразглеждате SOP, да сочи към секция с буквата / цифрата.Покажете как трябва да изглежда формата на последователността за всеки следващ ред в секция, като например "A, B, C"; "1, 2, 3"; или "A1, A2, A3, B1, B2, B3."

Поставете още две таблици в края на шаблона. Една от таблиците трябва да бъде за изброяване на външни препратки или за приложения и формуляри, които можете да прикачите към SOP за промени във версиите. Другата таблица може да бъде за документиране на историята на версията на SOP и всички причини за промени. Тези таблици могат да продължат да използват формата на номериране / надпис, който използва останалата част от шаблона.

Запазете документа като файл с шаблон само за четене. Това ще ви помогне да запазите шаблона си от случайно презаписване, като принудите потребителя да запази документа под различно име, ако бъде променен.