Участието на служителите в срещите често е важно да се изпращат последователни съобщения до работната сила на компанията и да се изготвят нови и творчески идеи от членовете на персонала. Насърчаването на служителите да присъстват и да допринасят за срещите, обаче, особено когато те са по избор, не винаги е лесна задача. Предприемането на някои стъпки за информиране и подкрепа на служителите, заедно с някои забавни дейности, могат да помогнат за убеждаването. С рекорд от успешни срещи, може да откриете, че служителите ще започнат доброволно да идват.
Планирайте срещата в момент, когато повечето служители ще бъдат на разположение да присъстват и на място, което е удобно. Конфликтите при планирането често поставят бариера пред посещаването на срещи. Премахването на тази бариера и осигуряването на лесен достъп до сайта за срещи елиминира две причини, поради които служителите могат да цитират, че не отиват на срещата. Ако предметът на срещата не е спешен, планирайте го за бавен период от годината, когато служителите не са заети с клиенти или проекти. По този начин ще бъде по-вероятно не само да спечелите присъствието на служителите, но и тяхното внимание.
Подчертайте стойността на срещата на служителите и ги информирайте предварително за нейния предмет. Разпределете подробна програма на всички и отбележете точките, които изискват въвеждане от служителите. Служителите ще имат по-голяма вероятност да присъстват на среща, ако знаят, че приносът ще дойде отчасти от тях и техните колеги. Включете като допълнение към дневния ред цялата информация, необходима на служителите, за да правят ефективни вноски.
Изграждане на история на ефективни срещи, на които служителите се радват да присъстват и по време на които техният принос е бил изслушан. Тази история ще улесни служителите да присъстват на среща в бъдеще. Слушайте служителите по време на дискусиите и включете техните коментари в протоколите след срещата. Ако са направени промени в резултат на нещо, което един служител е предложил, направете това. Дори ако коментарите на всички служители не бъдат използвани по-късно, признайте общия характер на всички вноски в публично достъпните минути, за да могат служителите да видят, че са били чути.
Включете практически дейности по време на срещите, така че промяната в темпото да действа като стимул за участие. Ако се предлага тренировъчна сесия на нова версия на софтуера на компанията, попитайте въпроси от общ характер и поп-култура по време на сесията и предлагайте награди като бонбони за правилни отговори. Ако предпочитате да останете на тема, провеждайте срещи с участниците в групи и работете върху упражнения, които участват в това, което те учат. Дайте награди на групата, завършила на първо място.Бъдете креативни с игри и дейности, за да държите хората заинтересовани.
Предложете стимули за участие в срещи като закуски и дори награди за врати. Понякога редът „освежителни напитки, предоставени“ в разпределения дневен ред е достатъчен, за да накарат служителите да присъстват на среща. За тези, които се нуждаят от допълнителен натиск, шансът да вземе вкъщи някакво дружество може просто да свърши работа.
