Писането на вътрешно бизнес писмо включва разбиране на аудиторията и фокусиране върху определена цел. Независимо от темата, съображенията за аудитория и тон са от решаващо значение за избягване на конфликти, объркване и дезинформация. За да осигурите успех, следвайте структура, включете всички необходими детайли и проверете добре. Често може да ви помогне да си дадете време между изготвянето на писмото и окончателния преглед, за да запазите обективността и да произведете най-ефективното писмено писмо. Следователно внимателното планиране и управление на времето са важни аспекти на процеса на писане.
Създайте правилно поздрав
Създайте подходящ поздрав, за да отворите писмото с подходящ тон. Използвайте "Скъпи", "Поздрави" или "Добро утро / следобед", за да отворите писмото и да покажете уважение и съпричастност към читателя. Например: "Уважаеми колеги."
Създайте въведение. Във въведението включете информация за темата на писмото, така че читателят да разбере какво да очаква. Вашето въведение може да изглежда така:
Много от вас се чудят кога ще приключи строителството на нашия нов гараж. Имам удоволствието да ви информирам, че строителството е планирано да приключи до първата седмица на април.
Напишете ефективен параграф за тялото и го организирайте визуално, за да поддържате читателя ангажиран.
Текстът на тялото съдържа най-много информация, така че организацията е особено важна. Използвайте куршуми, удебелен текст или други техники, за да подчертаете важна информация.
Затваряне на писмото с приключване на добра воля. Това включва установяване на точен тон с читателя, като им благодарите за времето. Тя включва и включването на необходимата информация в случай, че читателят има допълнителни въпроси. Например:
Благодаря ви за времето и търпението. Ако имате някакви допълнителни въпроси, моля не се колебайте да се свържете с ръководството на посочения по-долу електронен адрес.
Отпечатайте писмото и го коригирайте за грешки. Намерете правописни грешки, пунктуационни грешки или граматически грешки. Използвайте речника и тезауруса за преразглеждане на неловките думи или пасивния глас и за избягване на повторения.
Съвети
-
Когато пишете вътрешно, не забравяйте, че вашият документ може да бъде видян и прочетен от всеки в компанията. Затова поддържайте информацията балансирана, обективна, достъпна и неутрална по отношение на пола.
Внимание
Дори и да знаете добре бизнес партньорите си или колегите си, избягвайте неформалния или разговорния тон в текста. Изготвянето на документ с дълголетие е важно в писмената комуникация, а случайните думи и фрази лесно се тълкуват погрешно.
