Разработването на стандартни оперативни процедури е отличителен белег на всеки добър бизнес. По този начин се създава един вид последователност, която е безценна при работа с клиенти и поддържане на добри записи. Разбирането на това какви процедури трябва да бъдат стандартизирани е характеристика на добър мениджър.
Процедури за стандартизиране
Компаниите разработват оперативни процедури, за да обяснят как трябва да се изпълняват задачите. За да се определи кои задачи трябва да бъдат стандартизирани, прекарайте една седмица вписване на всяко действие, предприето за удовлетворяване на нуждите на ежедневния бизнес. Някои въпроси, като например клиент, който е бил недоволен от даден продукт / услуга, обикновено ще се обработват само от ръководството и, когато се обмисля нов и по-малък бизнес, от самия собственик. Първоначално стандартизираните оперативни процедури трябва да бъдат тези, които един служител ще носи самостоятелно; други, повече управленски процедури могат да бъдат добавени по-късно.
Характеристика
Самите процедури трябва изрично да обяснят действието, от началото до края. Това означава, че трябва да бъдат изброени дори най-опростените действия (като включване на компютъра). Идеята на процедурата е, че служителят трябва да може да следва процедурата стъпка по стъпка и, като не прави предположения, да изпълни задачата точно и да отговаря на необходимия стандарт за изпълнение. Въпреки че изброяването на по-елементарни действия може да изглежда излишно или да е загуба на време, това има свои собствени причини.
Функции
Стандартизирането на оперативните процедури действа като полза както за служителя, така и за управителя / собственика. Мениджърът / собственикът може да спести време и енергия, за да обясни процедурите. Служителят получава ползите от ясни очаквания; служителите са най-щастливи, когато това, което се изисква от тях и как се очаква да изпълнят ежедневните си задачи, са написани в черно и бяло. Дори опростените инструкции могат да бъдат малко успокояващи, когато служителят е в ситуация, в която задача трябва да бъде изпълнена точно, но бързо (например: дълга линия от клиенти).
Ползи
Основната полза от стандартизирането на оперативните процедури се изразява в по-голямата последователност, която тя носи на вътрешните и външните функции на бизнеса. След като оперативните процедури се стандартизират и, разбира се, следват, се появяват няколко ползи. Първо, възприемането на клиентите ще бъде на добре управлявана професионална компания, като по този начин ще се увеличи имиджът на марката. Това схващане може дори да пренесе на потенциални инвеститори / кредитни служители, че копие от процедурите на компанията обикновено се изисква, когато се разглежда финансирането / инвестицията. Често се изисква и копие от процедурите на компанията, за да се получи застраховка. Второ, сметките ще бъдат открити, област, в която последователността не само е желана, но и в много случаи се изисква от закона.
Съображенията
Стандартизирането на оперативните процедури не е нещо, което трябва да се вземе леко; специфичността е ключова. Стандартизираните процедури ще формират фундамент, чрез който служителите ще бъдат обучавани, насърчавани и дисциплинирани и чрез които се обработват нуждите на клиентите, обработват се транзакции и се поддържат книги. Прекарайте допълнителното време, за да стандартизирате точно процедурите, необходими за добри операции на компанията.
